Sondage auprès des collaborateurs en Suisse : coûts et prix

Dans de nombreuses entreprises suisses, les enquêtes auprès des collaborateurs font partie des principaux instruments de développement du personnel et de l'organisation. Elles fournissent des informations précieuses sur le climat de travail, révèlent les points aveugles de la collaboration et créent une base solide pour des améliorations ciblées.

C'est précisément en période de pénurie de personnel qualifié, d'attentes croissantes des jeunes générations et de baisse de l'engagement des collaborateurs que les enquêtes auprès des collaborateurs gagnent en importance. Ils aident à identifier les risques à un stade précoce, à mettre en évidence les potentiels et à renforcer efficacement la confiance et la collaboration au sein de l'entreprise.

Mais ceux qui envisagent une telle enquête sont rapidement confrontés à des questions pratiques :

• Quel est le coût d'une enquête auprès des collaborateurs en Suisse ?
• Faut-il utiliser un outil interne ou se faire accompagner par un prestataire spécialisé ?
• Quand est-il intéressant de faire appel à un prestataire de services complets ? 

Dans cet article, nous donnons un aperçu des principales questions relatives aux coûts, aux prix et à la mise en œuvre. Nous montrons à quels prix les PME et les grandes entreprises doivent s'attendre et ce qui est important dans le choix du bon prestataire.

Combien coûte une enquête auprès des collaborateurs en Suisse ?

La première question que se posent de nombreux responsables RH et directions est la suivante : combien cela coûte-t-il ?

Une chose est sûre : les coûts d'une enquête auprès des collaborateurs dépendent fortement de l'ampleur, de la méthode et de la taille de l'entreprise. Les facteurs suivants sont notamment décisifs :

• le nombre de collaborateurs et la complexité de l'organisation
• le questionnaire (standardisé ou sur mesure, nombre de langues)
• la méthode de collecte (enquête en ligne, hybride ou sur papier)
• ainsi que le prestataire choisi

Dans la pratique, les prix pour les petites entreprises suisses commencent à environ CHF 3'500 à CHF 6'000. Il s'agit de solutions compactes et standardisées pour les PME. Pour les grandes entreprises ayant plusieurs sites, par exemple dans différents pays, ainsi que pour les questionnaires multilingues, les contenus personnalisés et les évaluations approfondies, les coûts peuvent rapidement atteindre des sommes à cinq chiffres.

En principe, il est difficile de donner des prix forfaitaires. Le prix d'une enquête auprès des collaborateurs dépend toujours de la charge de travail prévue. Cette dépense peut varier fortement en fonction de l'objectif, de la profondeur de l'enquête et des exigences en matière de conseil, d'évaluation et de reporting.

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De quoi dépendent les coûts d'une enquête auprès des collaborateurs ?

Les coûts d'une enquête auprès des collaborateurs peuvent varier fortement en fonction de la taille de l'entreprise, des objectifs poursuivis et de la complexité de la réalisation. En principe, plus le projet est important et exigeant, plus la charge de travail et donc les coûts sont élevés.

#1 : Nombre d'employés
De nombreux prestataires échelonnent leurs prix en fonction du nombre de participants. Cela signifie que plus le nombre de collaborateurs interrogés est élevé, plus le prix total est élevé. En même temps, le prix par personne diminue, car les coûts fixes tels que la mise en place, la réalisation technique et la gestion de projet sont répartis sur un plus grand nombre de personnes.

Par exemple, une enquête pour 20 collaborateurs coûte plus cher par personne que la même enquête pour 100 personnes, car les coûts fixes sont plus largement répartis. Toutefois, plus la taille est importante, plus les exigences en matière d'évaluation et de coordination sont élevées. Les grandes entreprises paient certes plus cher au total, mais elles profitent d'économies d'échelle. Les petites entreprises peuvent en revanche bien travailler avec des solutions standardisées.

#2 : Questionnaire et effort de consultation
Le questionnaire est la pièce maîtresse de toute enquête. La conception du questionnaire est un facteur de coût central. Plus il y a de tours de vote nécessaires, plus le coût est élevé.

• Les questionnaires standardisés se basent sur des catalogues de questions éprouvés. Ils peuvent être complétés de manière modulaire, permettent des comparaisons avec d'autres entreprises du même secteur et sont efficaces, car ils sont déjà préconfigurés. Cette variante est particulièrement judicieuse pour les PME qui attachent de l'importance à des structures éprouvées et à un prix attractif.
• Les questionnaires personnalisés sont adaptés aux besoins spécifiques et aux objectifs stratégiques d'une entreprise. Ils offrent une adéquation maximale, mais nécessitent plus de temps pour la conception, la coordination et la mise en œuvre technique dans l'outil d'enquête. Ces questionnaires conviennent par exemple aux entreprises en cours de réorganisation, fortement axées sur l'innovation, qui appliquent des modèles de gestion ou des valeurs spécifiques ou qui ont des besoins spécifiques dans leur secteur.

#3 : Longueur de l'enquête
Des enquêtes plus courtes sont non seulement plus agréables à remplir pour le personnel, mais aussi moins contraignantes pour les prestataires. Cependant, les résultats sont généralement moins pertinents en raison du nombre réduit de réponses. Lors du travail avec les résultats, il manque souvent une différenciation des aspects d'un thème qui sont considérés comme particulièrement critiques.

Des enquêtes plus complètes avec des modules supplémentaires, des champs de texte libre ouverts ou des questions spécifiques peuvent augmenter considérablement la charge de travail. Les collaborateurs ont besoin de plus de temps pour les remplir et les commentaires qualitatifs doivent être soigneusement évalués.

A cela s'ajoutent les frais de conseil : si des experts externes sont impliqués dans le développement et la coordination du questionnaire, cela se répercute également sur le prix. Un questionnaire méthodologiquement propre est toutefois essentiel pour obtenir des résultats exploitables et valables.

#4 : Méthode d'enquête : enquête en ligne ou enquête papier
Les enquêtes en ligne sont aujourd'hui la norme. Les invitations sont envoyées par e-mail ou par lien, et les collaborateurs répondent au questionnaire confortablement depuis leur PC ou leur smartphone, généralement via un accès personnalisé. Les réponses sont automatiquement transmises au prestataire (par exemple ValueQuest) et directement évaluées. Les e-mails de rappel contribuent à améliorer le taux de réponse.

Les enquêtes en ligne ne sont pas seulement conviviales, elles sont également rentables. Dans la mesure du possible, ce format devrait être privilégié. Les enquêtes sur papier devraient être utilisées de manière ciblée là où les solutions numériques ne sont pas réalistes, par exemple pour les collaborateurs de la production qui ne disposent pas d'un ordinateur. Les enquêtes sur papier occasionnent beaucoup plus de travail : elles entraînent des frais d'impression, d'envoi et de retour, et la saisie manuelle des données est sujette à des erreurs et prend beaucoup de temps. Néanmoins, elles restent pertinentes dans certains secteurs, comme la production, le commerce de détail, la construction ou la logistique.

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#5 : Multilinguisme
En Suisse, le multilinguisme est un thème central. Dans de nombreuses entreprises, un sondage uniquement en allemand ne suffit pas. Si l'enquête est également proposée en français, en italien ou en anglais, cela augmente l'acceptation et le taux de participation.

Cependant, les versions linguistiques supplémentaires entraînent également des coûts supplémentaires : chaque version doit être formulée avec précision sur le plan linguistique, testée et intégrée proprement sur le plan technique dans l'outil d'enquête. De même, des versions multilingues sont souvent nécessaires pour l'évaluation et le reporting.

L'allemand, le français, l'italien et l'anglais sont déjà inclus dans notre solution standard économique. Cette solution standard s'adresse en particulier aux PME.

Pour les projets personnalisés, d'autres langues peuvent être ajoutées sur demande, par exemple le hongrois, le portugais, l'espagnol ou le chinois. ValueQuest ne se charge pas seulement de la traduction du questionnaire, mais aussi de la mise en forme linguistiquement correcte des rapports.

#6 : Complexité de l'organisation et profondeur de l'évaluation

Le reporting doit s'orienter vers l'organisation concrète de la structure, que ce soit au niveau de l'entreprise, du site, du département ou de l'équipe. Ce n'est qu'ainsi que les résultats peuvent être reflétés de manière ciblée et traités efficacement.

Plus une entreprise est complexe, plus le travail de mise en place du projet, de coordination et de reporting est important. Un exemple simple : s'il faut répartir 50 collaborateurs sur 5 équipes, cela se fait rapidement. En revanche, si l'organisation compte 500 collaborateurs répartis en 50 équipes, le travail de planification et de coordination augmente considérablement. A cela s'ajoutent souvent des évaluations multilingues, des destinataires de rapports différents et des exigences supplémentaires en matière de protection des données.
Dans le cas de groupes avec différents secteurs d'activité et des sites dans plusieurs pays, la charge de travail est particulièrement importante. Dans ce cas, il faut investir beaucoup de temps en amont de l'enquête afin de générer une structure d'enquête pertinente.

En plus d'un rapport global consolidé, les prestataires de sondages auprès des collaborateurs établissent des évaluations différenciées - par ex :

• rapports spécifiques au site
• Rapports de département ou d'unité
• Rapports au niveau de l'équipe ou de la direction

Notre expérience le montre : Ce sont justement les rapports au niveau de l'équipe qui font toute la différence. En effet, ce n'est que lorsque les cadres et leurs équipes connaissent leurs propres résultats qu'ils peuvent y réagir de manière ciblée. C'est ainsi que l'enquête déploie ses effets et devient un véritable instrument de changement.

Les entreprises décentralisées, avec de nombreux sites, unités ou filiales, produisent souvent de très nombreux rapports individuels - parfois plusieurs centaines. Ceux-ci doivent être :

• créé individuellement
• soigneusement testé
• et préparés conformément à la protection des données

Un point central : les groupes en dessous d'une limite minimale d'évaluation définie - en général cinq personnes participantes - ne doivent pas être évalués séparément. Sinon, il y a un risque que les réactions de certaines personnes soient attribuables. Ce seuil doit être fixé en commun dès la phase de planification.

Dans l'image ci-dessous, vous voyez que la structure d'évaluation s'oriente sur l'organigramme de l'organisation concernée. Il est ainsi possible de représenter différentes équipes et de nombreux niveaux hiérarchiques. Les collaborateurs peuvent être regroupés de manière judicieuse en clusters, par exemple par département ou par fonction. La structure de reporting permet un benchmarking interne à plusieurs niveaux hiérarchiques. Les résultats des équipes peuvent être comparés directement au sein d'un même niveau, par exemple l'équipe A par rapport à l'équipe B. Les résultats de l'équipe A peuvent être comparés avec ceux de l'équipe B.

Les PME peuvent-elles bénéficier d'un soutien financier pour les enquêtes auprès des collaborateurs ?

Oui, le label Friendly Work Space de Promotion Santé Suisse, en particulier, offre un soutien financier aux PME. Dans le cadre de ce programme, les petites et moyennes entreprises peuvent, grâce à un financement partiel, réaliser une enquête externe auprès de leurs collaborateurs à partir de CHF 3'000 seulement - de manière professionnelle et efficace.

Combien coûte la mise en œuvre d'une enquête auprès des collaborateurs ?

Les bons prestataires indiquent suffisamment tôt que des mesures de suivi (ateliers, présentations aux collaborateurs, coaching) doivent être prévues. Il s'agit par exemple d'ateliers d'équipe, d'entretiens de feed-back animés ou de groupes de projet spécifiques à un thème, afin de déduire ensemble des mesures d'amélioration concrètes à partir des résultats.

Chez ValueQuest, nous vous soutenons volontiers dans la mise en œuvre en fonction de vos besoins. En savoir plus !