Anonymat et protection des données dans le cadre des enquêtes auprès des employés en Suisse : les questions essentielles expliquées

Pourquoi de nombreuses entreprises font-elles appel à des prestataires externes ?

De nombreuses organisations choisissent délibérément de confier la réalisation d'une enquête auprès du personnel à un institut externe.

Il y a plusieurs raisons à cela.

Confiance des collaborateurs

Le personnel perçoit souvent un prestataire externe comme plus impartial qu'une réalisation en interne. Les collaborateurs ont davantage tendance à penser que leurs réponses resteront confidentielles lorsqu'un institut indépendant mène l'enquête.

Protection de l'anonymat

Les prestataires externes spécialisés dans les enquêtes auprès des employés, tels que ValueQuest, veillent à ce que les entreprises ne reçoivent que des résultats agrégés. Cela signifie que les résultats ne sont présentés que par groupes et qu'aucune réponse individuelle n'est visible.

Expertise méthodologique

Un autre avantage réside dans l'expérience méthodologique des prestataires spécialisés. Ceux-ci accompagnent les entreprises dans les domaines suivants :

• l'élaboration de questionnaires fiables

• la mise en œuvre technique de l'enquête

• l'analyse statistique des données

• l'interprétation des résultats

Cela augmente les chances que l'enquête ne se contente pas de fournir des données, mais qu'elle débouche réellement sur des améliorations au sein de l'entreprise.

Un employeur a-t-il le droit de transmettre les données de ses employés à un prestataire externe ?

Oui. Conformément à la loi suisse sur la protection des données (revLPD) ainsi qu'au règlement général européen sur la protection des données (RGPD), la transmission de données à caractère personnel est autorisée lorsqu'elle est nécessaire à la réalisation d'un objectif légitime.

Dans le cadre des enquêtes auprès des collaborateurs, les informations suivantes peuvent par exemple être communiquées :

• Équipe ou service

• niveau fonctionnel

• Âge ou tranche d'âge

• Sexe

• ancienneté

• Coordonnées pour l'envoi de l'invitation

Ces données sont utilisées exclusivement dans le cadre de l'enquête auprès des employés.

En règle générale, il n'est pas nécessaire d'obtenir le consentement individuel de chaque salarié, tant que le traitement des données s'inscrit dans le cadre de la relation de travail et que la finalité est clairement communiquée.

La participation à une enquête auprès des employés est-elle facultative ?

Oui. En Suisse, un principe clair s'applique : la participation aux enquêtes auprès des collaborateurs doit être volontaire.

Les entreprises peuvent bien sûr inviter leurs collaborateurs à participer et leur rappeler de le faire. Elles ne peuvent toutefois obliger personne à participer.

Il convient également d'éviter toute pression indirecte. Par exemple, si des objectifs de taux de participation sont fixés aux cadres dirigeants, cela peut être perçu comme problématique.

Une enquête donne les meilleurs résultats lorsque les collaborateurs y participent de leur plein gré et ont le sentiment que leurs commentaires sont les bienvenus.

Comment les prestataires professionnels d'enquêtes auprès des employés gèrent-ils la participation volontaire ?

Dans le cadre d'enquêtes professionnelles, le caractère facultatif ne s'applique pas seulement à la participation dans son ensemble. Il est également possible de ne pas répondre à certaines questions. Cela présente plusieurs avantages :

• Les collaborateurs se sentent respectés

• les questions délicates peuvent être omises

• Les taux d'abandon diminuent

• la qualité des données reste supérieure

Lorsque les participants sont contraints de répondre à chaque question, leurs réponses sont souvent irréfléchies ou aléatoires. Cela peut fausser les résultats.

Que signifie «conforme à la protection des données» dans le cadre des enquêtes auprès des collaborateurs ?

La conformité en matière de protection des données signifie que toutes les étapes de l'enquête sont menées dans le respect des lois en vigueur en matière de protection des données.

En Suisse, les réglementations suivantes sont particulièrement pertinentes :

• la loi suisse sur la protection des données (LPD)

• l'ordonnance relative à la loi sur la protection des données (OLPD)

• pour les entreprises internationales, le RGPD de l'UE s'applique également

De nombreux instituts d'études de marché s'alignent en outre sur les normes internationales de l'association professionnelle ESOMAR.

Dans la pratique, la protection des données signifie notamment :

Transparence de l'information

Au début de l'enquête, les collaborateurs sont informés que :

• qui est responsable du traitement des données

• dans quel but les données sont collectées

• quelles catégories de données sont traitées

• combien de temps les données sont conservées

• quels sont les droits des participants

Des délais de suppression clairs

Les données à caractère personnel sont supprimées dès qu'elles ne sont plus nécessaires à la réalisation de l'enquête.

Anonymat ou confidentialité : quelle est la différence ?

De nombreuses entreprises parlent d' enquêtes anonymes auprès des employés. Techniquement parlant, il s'agit toutefois le plus souvent d' enquêtes confidentielles auprès des employés.

La différence est importante.

Dans le cadre d'une enquête auprès des employés totalement anonyme, il n'y a aucun lien entre les réponses et les personnes.

Lors d'une enquête confidentielle, des connexions techniques sont établies pendant son déroulement, par exemple pour l'envoi des invitations ou l'analyse des taux de réponse. Ces informations sont toutefois protégées et ne sont pas transmises au donneur d'ordre.

Les résultats sont analysés exclusivement au niveau du groupe.

Pourquoi utilise-t-on des liens individuels vers les sondages ?

De nombreux prestataires envoient des liens d'invitation personnalisés.

Ces liens remplissent plusieurs fonctions importantes :

• elles empêchent les participations multiples

• ils permettent d'obtenir des statistiques sur les réponses pendant la phase de terrain

• ils facilitent l'envoi de rappels

Il est important de noter que l'employeur ne reçoit aucune information sur les personnes qui ont participé ou non.

Que signifie l'anonymat dans le cadre de l'analyse d'une enquête auprès des employés ?

L'un des principes fondamentaux des enquêtes professionnelles auprès des employés est le suivant : ni le donneur d'ordre ni des tiers n'ont accès aux réponses individuelles.

Les résultats de l'enquête auprès des employés sont exclusivement analysés sous forme statistique et présentés sous une forme agrégée. Cela signifie par exemple :

• Les résultats ne sont affichés que pour les groupes

• Les réponses individuelles ne sont pas visibles

• Il est impossible d'en tirer des conclusions concernant des personnes

Les demandes de réponses personnalisées sont systématiquement rejetées.

Qu'est-ce qu'une taille minimale d'échantillon ?

Afin de préserver l'anonymat, les résultats ne sont analysés que pour les groupes atteignant une taille minimale donnée.

En général, ce seuil est fixé à au moins cinq participants.

Cela signifie que :

• les petites équipes sont regroupées

• Aucune analyse n'est effectuée pour les très petits groupes

• les analyses détaillées a posteriori sont également examinées

Cette règle empêche que des personnes puissent être identifiées indirectement.

Comment les données démographiques sont-elles traitées ?

Les données démographiques permettent de mieux comprendre les résultats d'une enquête auprès des employés. Elles montrent, par exemple, si différents groupes au sein de l'entreprise vivent des expériences différentes.

De nombreuses entreprises transmettent ces données directement depuis leur système RH au prestataire chargé de l'enquête.

Cela présente plusieurs avantages :

• une meilleure qualité des données

• des questionnaires plus courts

• taux d'abandon plus faibles

Dans le même temps, on veille à n'utiliser les données démographiques que sous forme de grandes catégories afin d'éviter que des personnes ne puissent être identifiées.

Comment les réponses sous forme de texte libre sont-elles protégées ?

Les champs de texte libre permettent de recueillir des commentaires détaillés dans le cadre des enquêtes auprès des collaborateurs. Cependant, cela comporte le risque que les collaborateurs révèlent involontairement des informations permettant de les identifier. C'est pourquoi les réponses en texte libre ne sont souvent analysées qu'au niveau de l'ensemble de l'organisation. Si les analyses sont effectuées au niveau d'un service, cela est clairement indiqué dans le questionnaire.

Souvent, les organisations ont besoin de rendre les commentaires visibles au niveau des équipes. Pour y parvenir sans que le libellé ne permette d'identifier des personnes en particulier, le recours à l'intelligence artificielle peut constituer une solution. Après avoir supprimé toutes les données à caractère personnel, les prestataires professionnels d'enquêtes auprès des employés, tels que ValueQuest, établissent, sur demande, des résumés générés par l'IA à partir des commentaires ouverts des différentes équipes.

Quand les données à caractère personnel sont-elles effacées ?

Les données à caractère personnel ne peuvent être conservées que pendant la durée nécessaire à la réalisation de l'enquête.

Une fois le projet terminé, on procède généralement à :

• Listes des participants supprimées

• données à caractère personnel supprimées

• Liens entre les personnes et les réponses supprimés

Les données de résultats anonymisées peuvent en revanche être conservées afin de permettre des comparaisons sur plusieurs années.

Comment les entreprises peuvent-elles renforcer la confiance de leurs collaborateurs ?

Le facteur clé de la réussite de toute enquête auprès des employés est la confiance.

Les entreprises peuvent renforcer cette confiance en communiquant de manière transparente :

• comment l'anonymat est protégé

• quel rôle joue un prestataire externe spécialisé dans les enquêtes auprès des employés

• comment les résultats sont analysés

• ce qu'il advient ensuite des résultats

La participation précoce des délégués à la protection des données ou des représentants du personnel peut également renforcer la crédibilité de l'enquête.

Lorsque les collaborateurs comprennent comment leurs données sont protégées et constatent que leurs commentaires sont pris au sérieux, ils sont davantage disposés à participer et à donner leur avis en toute franchise.