Anonimato e protezione dei dati nei sondaggi tra i dipendenti in Svizzera: le domande più importanti spiegate

Perché molte aziende si affidano a fornitori esterni?

Molte organizzazioni scelgono consapevolmente di affidare lo svolgimento di un sondaggio tra i dipendenti a un istituto esterno.

Ci sono diverse ragioni per questo.

Fiducia dei dipendenti

Il personale tende spesso a considerare un fornitore esterno più imparziale rispetto a una gestione interna. I dipendenti ritengono più facilmente che le loro risposte rimangano riservate quando il sondaggio viene condotto da un istituto indipendente.

Tutela dell'anonimato

I fornitori esterni di sondaggi tra i dipendenti, come ValueQuest, garantiscono che le aziende ricevano solo risultati aggregati. Ciò significa che i risultati vengono presentati solo a livello di gruppo e che le singole risposte non sono visibili.

Competenza metodologica

Un ulteriore vantaggio risiede nell'esperienza metodologica di fornitori specializzati. Essi assistono le aziende nei seguenti ambiti:

• lo sviluppo di questionari validi

• la realizzazione tecnica del sondaggio

• l'analisi statistica dei dati

• nell'interpretazione dei risultati

Ciò aumenta la probabilità che l'indagine non si limiti a fornire dati, ma porti effettivamente a miglioramenti all'interno dell'azienda.

Un datore di lavoro può trasmettere i dati dei dipendenti a un fornitore esterno?

Sì. Ai sensi della legge svizzera sulla protezione dei dati (revLPD) e del Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) dell'Unione Europea, la trasmissione di dati personali è consentita qualora sia necessaria per il perseguimento di una finalità legittima.

Nel caso dei sondaggi tra i dipendenti, ad esempio, possono essere fornite le seguenti informazioni:

• Team o reparto

• Livello funzionale

• Età o fascia d'età

• Sesso

• anzianità di servizio

• Dati di contatto per l'invio dell'invito

Questi dati vengono utilizzati esclusivamente per lo svolgimento del sondaggio tra i dipendenti.

Di norma non è necessario il consenso specifico di ogni singolo dipendente, purché il trattamento dei dati avvenga nell'ambito del rapporto di lavoro e lo scopo sia chiaramente comunicato.

La partecipazione al sondaggio tra i dipendenti è facoltativa?

Sì. In Svizzera vige un principio chiaro: la partecipazione ai sondaggi tra i dipendenti deve essere volontaria.

Le aziende possono naturalmente invitare i propri dipendenti a partecipare e ricordare loro di farlo. Tuttavia, non possono obbligare nessuno a partecipare.

Si dovrebbe evitare anche la pressione indiretta. Se, ad esempio, gli obiettivi relativi alle quote di partecipazione vengono associati ai dirigenti, ciò può essere percepito come un problema.

Un sondaggio funziona al meglio quando i dipendenti partecipano volontariamente e hanno la sensazione che il loro feedback sia ben accolto.

In che modo i fornitori professionali di sondaggi tra i dipendenti gestiscono la partecipazione volontaria?

Nei sondaggi professionali, la volontarietà non riguarda solo la partecipazione nel suo complesso. È possibile anche saltare singole domande. Ciò comporta diversi vantaggi:

• I dipendenti si sentono rispettati

• le questioni delicate possono essere tralasciate

• I tassi di abbandono sono in calo

• la qualità dei dati rimane più elevata

Quando i partecipanti sono costretti a rispondere a ogni domanda, spesso si ottengono risposte affrettate o casuali. Ciò può falsare i risultati.

Cosa significa «conforme alla normativa sulla protezione dei dati» nel contesto dei sondaggi tra i dipendenti?

La conformità alle norme sulla protezione dei dati significa che tutte le fasi del sondaggio vengono svolte nel rispetto delle leggi vigenti in materia di protezione dei dati.

In Svizzera sono rilevanti soprattutto le seguenti normative:

• la legge svizzera sulla protezione dei dati (LPD)

• Il regolamento di attuazione della legge sulla protezione dei dati (VDSG)

• per le aziende internazionali, inoltre il GDPR dell'UE

Molti istituti di ricerche di mercato si attengono inoltre agli standard internazionali dell'associazione di categoria ESOMAR.

In pratica, la protezione dei dati significa, tra l'altro:

Informazioni trasparenti

All'inizio del sondaggio, i dipendenti vengono informati che:

• chi è responsabile del trattamento dei dati

• a quale scopo vengono raccolti i dati

• quali categorie di dati vengono trattate

• per quanto tempo vengono conservati i dati

• quali sono i diritti dei partecipanti

Scadenze chiare per la cancellazione

I dati personali vengono cancellati non appena non sono più necessari per lo svolgimento del sondaggio.

Anonimato o riservatezza: qual è la differenza?

Molte aziende parlano di sondaggi anonimi tra i dipendenti. Dal punto di vista tecnico, tuttavia, si tratta per lo più di sondaggi riservati tra i dipendenti.

La differenza è importante.

In un sondaggio tra i dipendenti completamente anonimo, non esiste alcun collegamento tra le risposte e le persone.

Nel caso di un sondaggio riservato, durante lo svolgimento vengono stabilite connessioni tecniche, ad esempio per l'invio degli inviti o per le statistiche sui riscontri. Tali informazioni sono tuttavia protette e non vengono trasmesse al committente.

I risultati vengono analizzati esclusivamente a livello di gruppo.

Perché si utilizzano link personalizzati per i sondaggi?

Molti fornitori inviano link di invito personalizzati.

Questi link svolgono diverse funzioni importanti:

• impediscono le partecipazioni multiple

• consentono di ottenere statistiche sui riscontri durante la fase sul campo

• facilitano l'invio dei promemoria

È importante sottolineare che il datore di lavoro non riceve alcuna informazione su chi ha partecipato e chi no.

Cosa significa "anonimato" nell'analisi dei risultati di un sondaggio tra i dipendenti?

Uno dei principi fondamentali delle indagini professionali tra i dipendenti è che né il committente né terzi abbiano accesso alle risposte individuali.

I risultati del sondaggio tra i dipendenti vengono analizzati esclusivamente a fini statistici e presentati in forma aggregata. Ciò significa, ad esempio:

• I risultati vengono visualizzati solo per i gruppi

• Le singole risposte non sono visibili

• È impossibile risalire a persone specifiche

Le richieste di risposte personalizzate vengono sistematicamente respinte.

Che cos'è una dimensione minima di analisi?

Per garantire l'anonimato, i risultati vengono analizzati solo per i gruppi che raggiungono una determinata dimensione minima.

In genere, tale soglia è fissata ad almeno cinque partecipanti.

Ciò significa che:

• I team più piccoli vengono accorpati

• Non vengono elaborate analisi per gruppi molto piccoli

• Verranno esaminate anche le analisi dettagliate successive

Questa regola impedisce che singole persone possano essere identificate indirettamente.

Come vengono gestiti i dati demografici?

I dati demografici aiutano a comprendere meglio i risultati di un sondaggio tra i dipendenti. Mostrano, ad esempio, se i diversi gruppi all’interno dell’azienda vivono esperienze diverse.

Molte aziende trasmettono questi dati direttamente dal sistema HR al fornitore del sondaggio.

Ciò presenta diversi vantaggi:

• maggiore qualità dei dati

• questionari più brevi

• tassi di abbandono più bassi

Allo stesso tempo, si presta attenzione a utilizzare i dati demografici solo in categorie generali, al fine di evitare l'identificabilità dei singoli individui.

Come vengono protette le risposte in formato testo libero?

I campi di testo libero consentono di fornire un feedback dettagliato nell'ambito dei sondaggi tra i dipendenti. Allo stesso tempo, esiste il rischio che i dipendenti rivelino involontariamente informazioni sulla propria identità. Per questo motivo, le risposte in formato testo libero vengono spesso analizzate solo a livello dell'intera organizzazione. Qualora le analisi vengano effettuate a livello di reparto, ciò viene comunicato in modo trasparente nel questionario.

Spesso le organizzazioni sentono l'esigenza di rendere visibili i commenti anche a livello di team. Per consentire ciò senza che il testo possa far risalire a singole persone, l'uso dell'intelligenza artificiale può rappresentare una soluzione. Dopo aver rimosso tutti i dati personali, fornitori professionali di sondaggi tra i dipendenti come ValueQuest redigono, su richiesta, sintesi basate sull'intelligenza artificiale dei commenti liberi dei singoli team.

Quando vengono cancellati i dati personali?

I dati personali possono essere conservati solo per il tempo necessario allo scopo del sondaggio.

Una volta completato il progetto, di norma:

• Elenchi dei partecipanti cancellati

• dati personali rimossi

• Risolti i collegamenti tra persone e risposte

I dati dei risultati resi anonimi possono invece essere archiviati per consentire confronti su un arco di diversi anni.

In che modo le aziende possono rafforzare la fiducia dei propri dipendenti?

Il fattore chiave per il successo di qualsiasi sondaggio tra i dipendenti è la fiducia.

Le aziende possono rafforzare questa fiducia comunicando in modo trasparente:

• come viene garantito l'anonimato

• quale ruolo svolge un fornitore esterno di sondaggi tra i dipendenti

• come vengono analizzati i risultati

• cosa succede poi ai risultati

Anche il coinvolgimento tempestivo dei responsabili della protezione dei dati o delle rappresentanze del personale può aumentare la credibilità del sondaggio.

Quando i dipendenti comprendono come vengono protetti i loro dati e vedono che il loro feedback viene preso sul serio, aumenta anche la loro disponibilità a partecipare e a fornire un riscontro sincero.