Anonymität und Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen Schweiz: Die wichtigsten Fragen erklärt

Warum setzen viele Unternehmen auf externe Anbieter?

Viele Organisationen entscheiden sich bewusst dafür, eine Mitarbeitendenbefragung durch ein externes Institut durchführen zu lassen.

Dafür gibt es mehrere Gründe.

Vertrauen der Mitarbeitenden

Ein externer Anbieter wird von der Belegschaft häufig als neutraler wahrgenommen als eine interne Durchführung. Mitarbeitende gehen eher davon aus, dass ihre Antworten geschützt bleiben, wenn ein unabhängiges Institut die Befragung durchführt.

Schutz der Anonymität

Externe Anbieter von Mitarbeiterbefragungen wie ValueQuest stellen sicher, dass Unternehmen nur aggregierte Ergebnisse erhalten. Das bedeutet, dass Resultate nur für Gruppen dargestellt werden und keine Einzelantworten sichtbar sind.

Methodische Expertise

Ein weiterer Vorteil liegt in der methodischen Erfahrung spezialisierter Anbieter. Sie unterstützen Unternehmen bei:

• der Entwicklung valider Fragebögen

• der technischen Durchführung der Befragung

• der statistischen Auswertung der Daten

• der Interpretation der Ergebnisse

Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die Befragung nicht nur Daten liefert, sondern tatsächlich zu Verbesserungen im Unternehmen führt.

Darf ein Arbeitgeber Mitarbeiterdaten an einen externen Anbieter weitergeben?

Ja. Nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) sowie nach der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist die Weitergabe personenbezogener Daten zulässig, wenn sie zur Durchführung eines legitimen Zwecks erforderlich ist.

Bei Mitarbeitendenbefragungen können beispielsweise folgende Informationen übermittelt werden:

• Team oder Abteilung

• Funktionsstufe

• Alter oder Altersgruppe

• Geschlecht

• Dienstalter

• Kontaktinformationen für den Versand der Einladung

Diese Daten werden ausschliesslich zur Durchführung der Mitarbeiterbefragung verwendet.

Eine separate Zustimmung jedes einzelnen Mitarbeitenden ist in der Regel nicht erforderlich, solange die Datenverarbeitung im Rahmen des Arbeitsverhältnisses erfolgt und der Zweck klar kommuniziert wird.

Ist die Teilnahme an einer Mitarbeitendenbefragung freiwillig?

Ja. In der Schweiz gilt ein klarer Grundsatz: Die Teilnahme an Mitarbeitendenbefragungen muss freiwillig sein.

Unternehmen dürfen Mitarbeitende selbstverständlich zur Teilnahme einladen und daran erinnern. Sie dürfen jedoch niemanden zur Teilnahme verpflichten.

Auch indirekter Druck sollte vermieden werden. Wenn beispielsweise Zielvorgaben für Teilnahmequoten an Führungskräfte geknüpft werden, kann dies als problematisch wahrgenommen werden.

Eine Befragung funktioniert am besten, wenn Mitarbeitende freiwillig teilnehmen und das Gefühl haben, dass ihr Feedback willkommen ist.

Wie gehen professionelle Anbieter von Mitarbeiterbefragungen mit Freiwilligkeit um?

Bei professionellen Befragungen gilt Freiwilligkeit nicht nur für die Teilnahme insgesamt. Auch einzelne Fragen können übersprungen werden. Das hat mehrere Vorteile:

• Mitarbeitende fühlen sich respektiert

• sensible Fragen können ausgelassen werden

• Abbruchraten sinken

• die Datenqualität bleibt höher

Wenn Teilnehmende gezwungen werden, jede Frage zu beantworten, entstehen oft unüberlegte oder zufällige Antworten. Das kann die Ergebnisse verfälschen.

Was bedeutet «datenschutzkonform» bei Mitarbeitendenbefragungen?

Datenschutzkonformität bedeutet, dass alle Schritte der Befragung im Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen erfolgen.

In der Schweiz sind vor allem folgende Regelwerke relevant:

• das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG)

• die Verordnung zum Datenschutzgesetz (VDSG)

• bei internationalen Unternehmen zusätzlich die EU-DSGVO

Viele Marktforschungsinstitute orientieren sich ausserdem an den internationalen Standards des Branchenverbands ESOMAR.

In der Praxis bedeutet Datenschutz unter anderem:

Transparente Information

Zu Beginn der Befragung werden Mitarbeitende darüber informiert:

• wer für die Datenverarbeitung verantwortlich ist

• zu welchem Zweck die Daten erhoben werden

• welche Datenkategorien verarbeitet werden

• wie lange die Daten gespeichert bleiben

• welche Rechte die Teilnehmenden haben

Klare Löschfristen

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die Durchführung der Befragung nicht mehr benötigt werden.

Anonymität oder Vertraulichkeit: Wo liegt der Unterschied?

Viele Unternehmen sprechen von anonymen Mitarbeitendenbefragungen. Technisch gesehen handelt es sich jedoch meist um vertrauliche Mitarbeiterbefragungen.

Der Unterschied ist wichtig.

Bei einer vollständig anonymen Mitarbeitrbefragung gibt es keinerlei Verbindung zwischen Antworten und Personen.

Bei einer vertraulichen Befragung existieren technische Verbindungen während der Durchführung, etwa für Einladungen oder Rücklaufstatistiken. Diese Informationen werden jedoch geschützt und nicht an den Auftraggeber weitergegeben.

Die Ergebnisse werden ausschliesslich auf Gruppenebene ausgewertet.

Warum werden individuelle Umfrage-Links verwendet?

Viele Anbieter versenden personalisierte Einladungslinks.

Diese Links erfüllen mehrere wichtige Funktionen:

• sie verhindern Mehrfachteilnahmen

• sie ermöglichen eine Rücklaufstatistik während der Feldphase

• sie erleichtern den Versand von Erinnerungen

Wichtig ist dabei: Der Arbeitgeber erhält keine Informationen darüber, wer teilgenommen hat und wer nicht.

Was bedeutet Anonymität bei der Auswertung einer Mitarbeiterbefragung?

Ein zentraler Grundsatz professioneller Mitarbeitendenbefragungen lautet: Auftraggeber und Drittpersonen erhalten keinen Zugriff auf Einzelantworten.

Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung werden ausschliesslich statistisch ausgewertet und in aggregierter Form dargestellt. Das bedeutet beispielsweise:

• Ergebnisse werden nur für Gruppen dargestellt

• einzelne Antworten sind nicht sichtbar

• Rückschlüsse auf Personen sind ausgeschlossen

Fragen nach individuellen Antworten werden konsequent abgelehnt.

Was ist eine Mindestauswertungsgrösse?

Um die Anonymität zu schützen, werden Ergebnisse nur für Gruppen ausgewertet, die eine bestimmte Mindestgrösse erreichen.

Typischerweise liegt diese Schwelle bei mindestens fünf Teilnehmenden.

Das bedeutet:

• kleinere Teams werden zusammengelegt

• Auswertungen für sehr kleine Gruppen werden nicht erstellt

• nachträgliche Detailanalysen werden ebenfalls geprüft

Diese Regel verhindert, dass einzelne Personen indirekt identifizierbar werden.

Wie wird mit demografischen Daten umgegangen?

Demografische Informationen helfen, Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung besser zu verstehen. Sie zeigen beispielsweise, ob unterschiedliche Gruppen im Unternehmen unterschiedliche Erfahrungen machen.

Viele Unternehmen liefern diese Daten direkt aus dem HR-System an den Befragungsanbieter.

Das hat mehrere Vorteile:

• höhere Datenqualität

• kürzere Fragebögen

• geringere Abbruchraten

Gleichzeitig wird darauf geachtet, dass demografische Angaben nur in breiten Kategorien verwendet werden, um die Identifizierbarkeit einzelner Personen zu vermeiden.

Wie werden Freitextantworten geschützt?

Freitextfelder ermöglichen detailliertes Feedback im Rahmen von Mitarbeiterbefragungen. Gleichzeitig besteht hier das Risiko, dass Mitarbeitende unbeabsichtigt Hinweise auf ihre Identität geben. Aus diesem Grund werden Freitextantworten häufig nur auf Gesamtorganisationsebene ausgewertet. Wenn Auswertungen auf Bereichsebene erfolgen, wird dies transparent im Fragebogen kommuniziert.

Oftmals haben Organisationen das Bedürfnis, Kommentare auch auf Team-Ebene sichtbar zu machen. Um dies zu ermöglichen, ohne aufgrund des Wortlauts Rückschlüsse auf einzelne Personen ziehen zu können, kann der Einsatz von Künstliche Intelligenz eine Lösung bieten. Nachdem zunächst alle personenbezogenen Daten entfernt werden, erstellen professionelle Anbieter von Mitarbeiterbefragungen wie ValueQuest auf Wunsch KI-Zusammenfassung der offenen Kommentare einzelner Teams.

Wann werden Personendaten gelöscht?

Personendaten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für den Zweck der Befragung erforderlich sind.

Nach Abschluss des Projekts werden in der Regel:

• Teilnehmerlisten gelöscht

• personenbezogene Daten entfernt

• Verknüpfungen zwischen Personen und Antworten aufgelöst

Die anonymisierten Ergebnisdaten können hingegen gespeichert werden, um Vergleiche über mehrere Jahre hinweg zu ermöglichen.

Wie können Unternehmen das Vertrauen der Mitarbeitenden stärken?

Der wichtigste Erfolgsfaktor jeder Mitarbeitendenbefragung ist Vertrauen.

Unternehmen können dieses Vertrauen stärken, indem sie transparent kommunizieren:

• wie die Anonymität geschützt wird

• welche Rolle ein externer Anbieter von Mitarbeiterbefragungen spielt

• wie die Ergebnisse ausgewertet werden

• was mit den Resultaten anschliessend passiert

Auch die frühzeitige Einbindung von Datenschutzbeauftragten oder Personalvertretungen kann die Glaubwürdigkeit der Befragung erhöhen.

Wenn Mitarbeitende verstehen, wie ihre Daten geschützt werden und sehen, dass ihr Feedback ernst genommen wird, steigt auch die Bereitschaft zur Teilnahme und zur offenen Rückmeldung.