Sondages auprès des collaborateurs : Modèles, questions, conseils et liste de contrôle 

Du questionnaire au changement. Les sondages auprès des collaborateurs ne sont efficaces que s'ils sont suivis d'actions. (Image : Pexels)

Environ 80 % des grandes et moyennes entreprises (PME) réalisent régulièrement des enquêtes auprès de leurs collaborateurs, généralement dans le cadre du développement organisationnel et de la gestion participative. Dans l'idéal, les entreprises obtiennent ainsi un précieux feedback qui les aide à identifier les potentiels d'amélioration des conditions de travail, de la direction et de la culture d'entreprise.

"Trop souvent, l'utilité réelle des enquêtes est gâchée - par de mauvaises questions, une évaluation insuffisante ou l'absence de conséquences. Il n'est pas rare que ce qui devait être un instrument de gestion se transforme en tigre de papier. Résultat : de nombreuses entreprises ont de bonnes intentions en matière d'enquête auprès des collaborateurs, mais échouent dans la mise en œuvre - un peu comme un livre spécialisé que l'on achète pour se former, mais qui finit par prendre la poussière sur une étagère sans avoir été lu.

Souvent, il manque des mesures claires ou la volonté de les mettre en œuvre. La véritable valeur d'une enquête auprès des collaborateurs ne réside pas dans les données collectées elles-mêmes, mais dans ce que l'entreprise en fait. Il est crucial d'utiliser l'enquête comme point de départ pour des changements durables - ce n'est qu'ainsi qu'elle deviendra un instrument efficace pour le succès à long terme.

• Environ 80 % des entreprises réalisent des enquêtes auprès de leurs collaborateurs, souvent dans le cadre du développement organisationnel.
• L'objectif est d'obtenir un feedback précieux afin d'identifier les potentiels d'amélioration.
• De nombreuses entreprises échouent dans la mise en œuvre des résultats.
• La valeur de l'enquête réside dans l'utilisation des résultats pour des changements durables.

Les enquêtes auprès des collaborateurs ne devraient pas servir de but politique en soi ou être utilisées comme instrument de "white washing" pour se présenter à l'extérieur et à l'intérieur comme un employeur attrayant. Un sondage n'est pas un simple instrument de mesure, mais un outil de dialogue qui constitue le point de départ d'un échange ouvert entre les collaborateurs et la direction et qui devrait déclencher un processus continu d'apprentissage et de changement. Il n'y a rien de plus frustrant pour les collaborateurs que de voir qu'une enquête n'est suivie d'aucune mesure et que les résultats prennent la poussière dans un tiroir sans être utilisés.

• Les enquêtes auprès des collaborateurs ne sont pas un instrument de relations publiques destiné à renforcer l'image d'un employeur attractif.
• Ils servent d'outil de dialogue pour les échanges entre les collaborateurs et la direction.
• La frustration naît lorsqu'une enquête n'est pas suivie de mesures ...
• Les enquêtes devraient déclencher un processus continu d'apprentissage et de changement.

Quelle est l'importance de l'anonymat dans les sondages auprès des employés ?

L'anonymat est souvent la principale raison pour laquelle les entreprises choisissent des prestataires externes pour réaliser des enquêtes auprès de leurs collaborateurs. L'anonymat crée la confiance et permet aux collaborateurs de s'exprimer ouvertement et honnêtement. C'est la seule façon pour l'employeur d'obtenir un feedback honnête et de voir ce sur quoi il doit travailler. Chez ValueQuest, nous utilisons une limite minimale d'évaluation de cinq collaborateurs pour garantir l'anonymat même dans les petits groupes. Dans les entreprises où la culture de la confiance est faible, cette limite peut être augmentée afin d'offrir encore plus de sécurité. Il est important de le communiquer clairement aux collaborateurs au préalable afin de gagner leur confiance.

• L'anonymat crée un climat de confiance et un feedback honnête, raison pour laquelle on fait souvent appel à des prestataires externes.
• Pour que les évaluations puissent être faites et que l'anonymat puisse être garanti, il faut au moins cinq participants ou plus.
• Dans les entreprises où la confiance est faible, cette limite peut être augmentée.
• Il est important de faire preuve de transparence sur ces mesures afin de gagner la confiance des collaborateurs.

Quelle devrait être la fréquence des sondages auprès des collaborateurs ?

La régularité des enquêtes est un autre facteur de réussite important. Un intervalle de deux ans est idéal. Cela laisse suffisamment de temps pour mettre en œuvre les mesures découlant des résultats et pour vérifier leur impact. Des enquêtes plus fréquentes peuvent entraîner une surcharge de travail, tant pour les collaborateurs, qui doivent constamment participer aux enquêtes, que pour la direction de l'entreprise, qui doit traiter les résultats et en déduire les mesures correspondantes. L'utilité est limitée.

• Le mieux est d'interroger vos collaborateurs tous les deux ans afin de vérifier l'impact de vos mesures...
• Des enquêtes trop fréquentes peuvent surcharger les collaborateurs et les cadres.
• Des enquêtes plus nombreuses et plus fréquentes ne sont pas nécessairement meilleures. Il faut laisser suffisamment de place à la mise en œuvre des résultats.

Quand une enquête auprès des collaborateurs est-elle réussie ?

Le succès d'une enquête auprès des collaborateurs se mesure à plusieurs facteurs. L'honnêteté des réponses est déterminante, car seul un feedback honnête offre une véritable base de changement. Le taux de participation joue également un rôle important : un taux de réponse élevé - généralement de 80 % - montre que les collaborateurs sont prêts à s'impliquer et qu'ils prennent l'enquête au sérieux. Mais une enquête n'est pas nécessairement réussie si les résultats sont positifs. Il est bien plus important que des potentiels d'amélioration et des champs d'action clairs soient identifiables. Les divergences entre les départements peuvent également fournir de précieuses indications sur les points problématiques.

Définition des sondages auprès des employés

Les sondages auprès des collaborateurs sont des enquêtes structurées et systématiques au cours desquelles les employés sont interrogés sur des thèmes importants tels que leur satisfaction au travail, la direction, la collaboration, la culture d'entreprise ou les processus de changement. Un feedback anonyme et honnête doit aider à identifier les forces et les faiblesses de l'organisation et à en déduire des mesures d'amélioration ciblées.

Un autre signe est le feed-back positif des collaborateurs. Si le feed-back est constructif et que l'enquête est perçue comme utile, cela parle en faveur d'une mise en œuvre réussie. Il ne s'agit pas seulement de satisfaction, mais aussi du fait que les collaborateurs se sentent pris au sérieux dans leur opinion (critique). Si les collaborateurs sentent que leur opinion est entendue et que des mesures sont prises en conséquence, leur motivation à continuer à s'impliquer activement augmente.

Enfin, c'est la mise en œuvre des mesures qui détermine le succès à long terme. Il ne suffit pas de collecter des résultats - des mesures concrètes doivent suivre. Une communication transparente des mesures permet aux collaborateurs de gagner en confiance dans le processus et de rester prêts à participer activement à l'amélioration. L'enquête ne doit donc pas être considérée comme une action ponctuelle, mais comme le point de départ d'un dialogue continu et de changements durables dans l'entreprise.

• L'honnêteté des réponses et des taux de participation élevés (au moins 80%) sont des facteurs de réussite décisifs.
• Le succès signifie que des potentiels d'amélioration concrets et des champs d'action sont identifiés.
• La mise en œuvre de mesures et une communication transparente sont déterminantes pour le succès à long terme.

Le bon questionnaire pour les enquêtes auprès des collaborateurs

Le questionnaire est la pièce maîtresse de toute enquête auprès des collaborateurs. Il ne doit pas seulement servir à dresser un état des lieux, mais aussi être axé sur les objectifs stratégiques de l'entreprise. On pose souvent à tort des questions qui n'ont aucun rapport avec la prestation de travail, comme "Seriez-vous d'accord d'emmener votre partenaire à l'événement du personnel ? De telles questions ne fournissent pas d'informations exploitables.

Il convient également d'éviter les images dépassées de l'être humain ou du leadership, telles que "les louanges du supérieur". De telles questions suggèrent une attitude hiérarchique et descendante. Des formules telles que "faire le mille supplémentaire pour l'entreprise" ne correspondent guère à la culture suisse et sapent le sérieux de l'enquête.

Il est préférable de couvrir différents champs thématiques dans le questionnaire et de ne pas se concentrer sur un seul domaine comme le supérieur hiérarchique ou le lieu de travail. Chez ValueQuest, nous relevons typiquement 16 champs thématiques. Ces champs thématiques sont des leviers essentiels pour le changement et fournissent des points de départ concrets pour des mesures.

• Le questionnaire doit être stratégiquement orienté vers les objectifs de l'entreprise et aborder des thèmes pertinents.
• Les questions sans rapport avec la performance au travail ou les images de gestion dépassées sont à éviter.
• Il est important de couvrir différents domaines thématiques, pas seulement les supérieurs ou le lieu de travail.
• Dans le cadre de ValueQuest, on relève typiquement 16 champs thématiques qui servent de leviers pour le changement.

Exemples de questions concrètes dans différentes dimensions

Qu'est-ce qui fait la qualité des questions d'un sondage auprès des collaborateurs ?

1. Clarté et absence d'ambiguïté :
   Les questions doivent être faciles à comprendre et ne laisser aucune place à l'interprétation, car toute ambiguïté peut réduire la pertinence des résultats. Les bonnes questions se caractérisent par le fait qu'elles demandent exactement ce que vous voulez savoir.
   
   Les moins réussies: "Êtes-vous satisfait de la politique d'information" ?
   
   Mieux : "Je reçois régulièrement toutes les informations importantes pour pouvoir faire mon travail efficacement ?" (Question graduée de 1 à 6 ou de 1 à 5, de tout à fait en désaccord à tout à fait d'accord)

2. Questions qualitatives versus quantitatives :
   Il est judicieux d'utiliser deux questions qualitatives, par exemple pour demander des suggestions d'amélioration ou des expériences positives. Mais trop de questions qualitatives surchargent les collaborateurs et aussi l'équipe RH qui doit évaluer les réponses. Un exemple serait
   
   Moins réussi: "Que feriez-vous si vous étiez PDG ?
   
   Mieux : "Quels sont les deux changements spécifiques qui faciliteraient considérablement votre travail" ?

2. Pertinence par rapport à la stratégie :
   Chaque question doit contribuer aux objectifs stratégiques de l'entreprise. Les questions qui n'ont pas de lien direct avec les performances professionnelles ou les objectifs de l'entreprise n'apportent aucune valeur ajoutée et détournent l'attention des objectifs réels de l'enquête. Si une entreprise est par exemple en pleine transformation, il est judicieux de sonder la disposition des collaborateurs à accepter le changement. Cela peut se faire à l'aide d'une question telle que « Chez nous, les collaborateurs se sentent encouragés à penser et à agir de manière entrepreneuriale » . De telles questions abordent non seulement la satisfaction générale au travail, mais aussi la capacité d'innovation et de développement de l'entreprise.
   
   Dans de nombreuses entreprises, l'accent mis sur la disposition au changement est un aspect important des enquêtes auprès des employés, car les employés qui ont l'esprit d'entreprise apportent l'agilité et la force d'innovation nécessaires pour assurer le succès à long terme de l'entreprise. La tendance s'éloigne donc de la simple mesure de la satisfaction des employés.

4. des leviers de changement :
   Les questions doivent être conçues de manière à fournir des points de départ concrets pour les mesures. Les bonnes questions indiquent clairement les domaines qui doivent être améliorés et les mesures concrètes que l'entreprise devrait prendre.Exemple :
   "Je reçois un feedback qui me fait progresser".
   "La collaboration entre les secteurs fonctionne bien".
   "Mon supérieur(e) délègue dans la bonne mesure".

L'intelligence artificielle (IA) peut aider les sondages auprès des employés

L'intelligence artificielle offre de nombreuses possibilités nouvelles et passionnantes pour la création et l'évaluation de questionnaires. Des outils basés sur l'IA comme Survey Crafter ou SurveyDone créent des sondages en appuyant sur un bouton. La prudence est toutefois de mise : Toutes les questions générées par l'IA ne correspondent pas au cœur de la vision de l'entreprise ou ne soutiennent pas les objectifs stratégiques. La sélection critique par des humains reste indispensable. Même à l'ère de l'IA, les entreprises devraient vérifier si les questions correspondent réellement aux valeurs et aux objectifs de l'entreprise. Sinon, on risque de se retrouver avec des "cimetières de données" qui ne seront pas utilisés.

Data tells, story tells - Ne créez pas de cimetières de données sans connaissances.

Nous vivons dans un monde technocratique - les progrès de la technologie et des outils facilitent la réalisation de sondages. Mais cela comporte des risques : Les entreprises courent le risque de réaliser trop d'enquêtes sans utiliser les données obtenues à bon escient. Cela conduit inévitablement à des cimetières de données. De même, trop de questions non coordonnées, qui ne répondent pas clairement aux objectifs de l'entreprise, peuvent être contre-productives. Plus que la quantité de données, il est important de déduire des mesures concrètes à partir des résultats.

Manque de communication

Les enquêtes auprès des collaborateurs échouent souvent en raison d'une communication interne insuffisante. En amont, il faut communiquer clairement l'objectif de l'enquête et la manière dont les résultats seront évalués. Après l'enquête, il est tout aussi important d'informer sur les prochaines étapes et de ne pas laisser les collaborateurs dans le vide. De nombreux collaborateurs ont peur d'exprimer ouvertement leur opinion ou doutent que les choses changent après l'enquête. Une communication claire et ouverte avant, pendant et après l'enquête est essentielle pour gagner la confiance des collaborateurs et encourager leur participation.

La recherche de la "vérité absolue

Une enquête auprès des collaborateurs n'est toujours qu'un instantané. Elle ne reflète pas toute la réalité, mais n'en montre qu'une partie - à savoir ce que les collaborateurs souhaitent révéler à la direction. C'est une erreur de croire qu'une enquête révèle tous les problèmes ou montre la "vérité absolue". Les entreprises devraient considérer les résultats comme un point de départ pour un dialogue plus approfondi.

Manque de culture du feedback

Une idée fausse très répandue est qu'une enquête auprès des collaborateurs crée automatiquement une culture de feedback ouverte. Au contraire, sans une culture de feedback existante qui favorise l'ouverture, la confiance et la sécurité psychologique, une enquête ne peut pas donner de résultats significatifs. Si les collaborateurs ont le sentiment que leur avis n'est pas pris au sérieux ou qu'aucun changement ne suit, les résultats de l'enquête deviennent une farce.