Entretien avec un client de la NewPlacement Academy

Nous sommes heureux que Mme Lina Bitzer, directrice et responsable RH de NewPlacement Academy GmbH, ait accepté de répondre à nos questions sur son expérience avec nos enquêtes auprès des collaborateurs.

Pourquoi avez-vous initialement décidé de réaliser une enquête auprès des collaborateurs ?

• Il y a quatre ans et demi, nous avons décidé de réaliser une enquête auprès de nos collaborateurs parce que nous étions en pleine mutation et qu'en raison de plusieurs facteurs, l'ambiance de travail n'était pas très bonne. Nous voulions savoir ce qui se passait et où nous pouvions agir pour relever les défis.

Quand était-ce ?

• Nous nous sommes décidés à la fin du printemps ou au début de l'été 2018, puis nous avons réalisé la première enquête auprès des collaborateurs à l'automne 2018.

Quelles ont été vos expériences lors de la première enquête auprès des collaborateurs ?

• Nous, membres de la direction, étions unanimement favorables à cette idée et avons pu constater une grande acceptation et une grande disponibilité de la part des collaborateurs. Au contraire, les collaborateurs ont beaucoup apprécié et se sont sentis pris au sérieux. Ils nous ont effectivement donné un feed-back honnête et nous savions ensuite qu'il y avait encore beaucoup de travail à faire. Les principaux enseignements que nous en avons tirés sont que nous aurions pu le faire plus tôt. Nous avons reçu des indications très précises sur nos "chantiers" et avons pu aborder les défis et initier des optimisations de manière très situationnelle, c'est-à-dire en fonction du site et de l'équipe.

Comment le processus s'est-il poursuivi et qu'est-ce qui a fait son succès à vos yeux ?

• Il y a eu de nombreux changements, planifiés ou non. D'une part, nous avons eu quelques changements de cadres et nous avons introduit une nouvelle structure organisationnelle agile avec plus de responsabilités au sein de l'équipe. Nous avons également réparti les responsabilités et les obligations sur plusieurs épaules, ce qui a également permis d'alléger la charge de travail et de la rendre plus fructueuse. En outre, nous avons parfois créé des équipes entièrement nouvelles en raison de soumissions gagnées ou perdues, ce qui a également créé une nouvelle dynamique. Nous avons également pu beaucoup mieux tenir compte des souhaits de nos collaborateurs dans la planification de l'affectation du personnel, ce qui a amélioré l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Nous avons également optimisé les remplacements en cas d'absences pour cause de maladie, ce qui a permis aux collaborateurs de bénéficier d'une plus grande tranquillité et d'une plus grande sécurité dans leur planification. Et enfin, Corona nous a aidés à introduire le Home Office. Pendant la pandémie, nous sommes passés très rapidement au coaching en ligne et aux cours en ligne. Nos collaborateurs ont été formés de manière intensive et nous avons pu conserver tous les postes de travail. Désormais, nous disposons de l'apprentissage mixte dans presque tous les programmes, de sorte que presque tous les collaborateurs peuvent désormais travailler à environ 50% en télétravail. Et ce, sans perte de qualité et sans distance émotionnelle avec l'équipe.

Vous avez renouvelé l'enquête en 2022 et êtes parvenu à améliorer sensiblement la motivation de vos collaborateurs et l'ambiance de travail. Nous avons eu le plaisir de vous décerner notre prix Excellence@Work et vous félicitons encore une fois chaleureusement pour cette distinction. Rétrospectivement, quels ont été les principaux facteurs de réussite ?

• Comme nous l'avons dit plus haut, de nombreux facteurs ont joué un rôle. Le fait que nous ayons eu des échanges très intenses au sein de l'équipe pendant la pandémie et la longue période de travail à domicile, et que la direction ait communiqué très régulièrement et de manière transparente sur ce qui se passait et ce qui était à venir, a certainement contribué à cette situation. Cela nous a donné de la sécurité et un sentiment d'appartenance. Notre esprit d'équipe est très fort, comme l'a montré l'enquête auprès des collaborateurs. Le travail utile dans un cadre amélioré, une communication optimisée et une orientation claire, même en temps de crise, ont certainement contribué à transmettre l'estime, l'orientation et la sécurité au sein de l'équipe. Notre atmosphère familiale et l'attitude vécue d'une organisation apprenante sont également très appréciées. Nous sommes actuellement en cours de certification pour le MSBO (système de gestion pour les organisations éducatives) DIN ISO-Norm 21001. Ce processus intensif nous a conduits à remettre en question, optimiser et documenter tous les processus et procédures et, dans l'ensemble, à professionnaliser l'ensemble de l'entreprise.

Quels sont les instruments et les outils qui vous sont utiles ?

• L'évaluation très différenciée en tant qu'image globale, mais aussi répartie sur les différentes équipes et rôles, a été très utile pour élaborer des mesures adaptées et très individuelles avec les personnes concernées. Le niveau de détail des déclarations, mais aussi l'étendue et la profondeur des thèmes abordés ainsi que leurs réponses sont vraiment impressionnants et très, très utiles. Nous avons reçu de ValueQuest des présentations prêtes à l'emploi et avons pu informer rapidement les équipes grâce à ces différentes évaluations et présentations. En même temps, les points forts et les points faibles sont résumés de manière très claire et nous pouvons ainsi développer des mesures individuelles. En outre, par rapport à 2018, les résultats sont tous stockés électroniquement sur un SharePoint et sont beaucoup plus faciles à regarder, à distribuer et à discuter. Il existe même désormais des documents préparés qui permettent de consigner les mesures appropriées, ce qui est très pratique.

Quels arguments utiliseriez-vous pour recommander à d'autres entreprises de réaliser une enquête auprès de leurs collaborateurs ?

• Il est certain qu'une entreprise doit identifier ses propres besoins. Si quelqu'un souhaite avoir une image différenciée et actuelle de l'état d'esprit de son entreprise, il vaut la peine de réaliser une telle enquête auprès des collaborateurs avec ValueQuest. En tant que directeur, on a parfois un "sentiment" qui ne peut toutefois pas être prouvé. Avec une enquête auprès des collaborateurs, on obtient des réponses claires, très différenciées et actuelles à des questions importantes comme la satisfaction des collaborateurs, le nombre d'"ambassadeurs" dans l'entreprise ou une indication sur le taux de fluctuation possible. Tout cela est très utile et intéressant à savoir.

Comment décririez-vous votre collaboration avec ValueQuest ?

• Très professionnel ! Nous avons eu la chance de travailler avec Mme Andrea Schön en tant que chef de projet pour les deux enquêtes auprès des collaborateurs, ce que nous ne pouvons que recommander. Madame Schön nous a accompagnés de manière très professionnelle, très aimable et fiable tout au long du processus. Lors de la première enquête, nous avons également dû choisir les questions, nous avions nous-mêmes de nombreuses questions sur le déroulement et nous avons été très bien conseillés et soutenus à chaque phase du projet. Les nombreux modèles pour la communication interne, les délais et la structure des collaborateurs ont également été très utiles. Madame Schön nous a d'abord montré les résultats au niveau du management et nous a très joyeusement surpris la deuxième fois en nous remettant le prix ! Dans le cadre du MSBO, nous réaliserons dans trois ans une nouvelle enquête auprès des collaborateurs avec ValueQuest, que nous recommandons sans réserve comme une entreprise très sérieuse et professionnelle.

Nous vous remercions vivement pour vos réponses intéressantes. Nous nous réjouissons de pouvoir continuer à vous soutenir dans ce processus passionnant.