Intervista al cliente con l'Accademia NewPlacement

Siamo lieti che Lina Bitzer, amministratore delegato e responsabile delle risorse umane di NewPlacement Academy GmbH, sia qui per rispondere alle nostre domande sulle sue esperienze con i nostri sondaggi tra i dipendenti.

Perché avete deciso di condurre un'indagine sui dipendenti?

• Abbiamo deciso di condurre un sondaggio tra i dipendenti 4,5 anni fa perché stavamo attraversando un periodo di grandi cambiamenti e l'atmosfera lavorativa non era delle migliori a causa di una serie di fattori. Volevamo sapere cosa stava succedendo e da dove potevamo cominciare per affrontare le sfide.

Quando è successo?

• Abbiamo preso la nostra decisione a fine primavera/inizio estate 2018 e poi abbiamo condotto il primo sondaggio tra i dipendenti nell'autunno 2018.

Qual è stata la vostra esperienza con il primo sondaggio tra i dipendenti?

• Noi del Consiglio di amministrazione eravamo unanimemente favorevoli e abbiamo riscontrato un alto livello di accettazione e disponibilità da parte dei dipendenti. Al contrario, i dipendenti hanno apprezzato molto e si sono sentiti presi sul serio. Ci hanno dato un feedback onesto e dopo abbiamo capito che avevamo ancora molto lavoro da fare. La cosa più importante che abbiamo imparato è che avremmo dovuto farlo prima. Abbiamo ricevuto informazioni molto precise sui nostri "cantieri" e siamo stati in grado di affrontare le sfide e avviare le ottimizzazioni in modo molto situazionale, cioè su base specifica per il sito e per il team.

Come è proseguito il processo e cosa lo ha reso un successo ai suoi occhi?

• Ci sono stati molti cambiamenti, sia pianificati che non. Da un lato, abbiamo avuto alcuni cambiamenti nella gestione e abbiamo introdotto una nuova struttura organizzativa agile con una maggiore responsabilità personale nel team. Abbiamo anche distribuito le responsabilità e i compiti su più spalle, il che è stato un sollievo e uno stimolo. Inoltre, in alcuni casi abbiamo creato team completamente nuovi in seguito alla vincita o alla perdita di incarichi, il che ha creato una nuova dinamica. Siamo anche riusciti a tenere maggiormente conto dei desideri dei nostri dipendenti per quanto riguarda la programmazione del personale, il che ha migliorato l'equilibrio tra lavoro e vita privata. Abbiamo anche ottimizzato le sostituzioni in caso di assenze per malattia, dando ai dipendenti maggiore tranquillità e sicurezza di pianificazione. Infine, Corona ci ha aiutato a introdurre l'home office. Durante la pandemia siamo passati molto rapidamente al coaching e ai corsi online. I nostri dipendenti hanno ricevuto una formazione intensiva e siamo riusciti a mantenere tutte le postazioni di lavoro. Ora abbiamo un apprendimento misto in quasi tutti i programmi, il che significa che quasi tutti i dipendenti possono lavorare da casa per circa il 50% del tempo. E questo senza alcuna perdita di qualità o di distanza emotiva dal team.

Avete ripetuto l'indagine nel 2022 e siete riusciti a migliorare significativamente la motivazione dei dipendenti e l'atmosfera lavorativa. Abbiamo potuto consegnarle il nostro Excellence@Work Award e vorremmo congratularci ancora una volta con lei per questo onore. Guardando indietro, quali sono stati i fattori di successo più importanti?

• Come ho detto sopra, sono stati molti i fattori coinvolti. Sicuramente ha contribuito anche il fatto che durante la pandemia e il lungo periodo di permanenza in sede abbiamo avuto uno scambio molto vivace all'interno dell'équipe, e che abbiamo avuto comunicazioni molto regolari e trasparenti da parte della direzione su ciò che stava accadendo e su ciò che era in sospeso. Questo ci ha dato un senso di sicurezza e di appartenenza. Il nostro spirito di squadra è molto forte, come risulta anche dal sondaggio tra i dipendenti. Il lavoro significativo in condizioni quadro migliorate, la comunicazione ottimizzata e la chiarezza anche nei momenti di crisi hanno certamente contribuito a trasmettere apprezzamento, orientamento e sicurezza all'interno del team. Anche l'atmosfera familiare e l'atteggiamento di un'organizzazione che apprende sono molto apprezzati. Attualmente stiamo seguendo il processo di certificazione per il MSBO (Sistema di Gestione per le Organizzazioni Educative) DIN ISO standard 21001. Questo intenso processo ci ha portato a esaminare, ottimizzare e documentare tutti i processi e le procedure e a una professionalizzazione generale dell'intera azienda.

Quali sono gli strumenti e i mezzi che vi sono utili?

• La valutazione molto differenziata come quadro generale, ma anche distribuita ai singoli team e ruoli, è stata molto utile per sviluppare misure personalizzate e molto individuali con i partecipanti interessati. Il livello di dettaglio delle affermazioni, ma anche l'ampiezza e la profondità degli argomenti trattati e delle relative risposte sono davvero impressionanti e molto, molto utili. Abbiamo ricevuto da ValueQuest presentazioni pronte all'uso e siamo stati in grado di informare rapidamente i team con queste varie analisi e presentazioni. Allo stesso tempo, gli aspetti positivi e negativi sono riassunti in modo molto chiaro, consentendoci di sviluppare misure individuali. Inoltre, rispetto al 2018, i risultati sono tutti archiviati elettronicamente su SharePoint e sono molto più facili da visualizzare, distribuire e discutere. Ora ci sono anche documenti preparati che possono essere utilizzati per registrare le misure appropriate, il che è molto pratico.

Quali argomenti utilizzereste per raccomandare un sondaggio tra i dipendenti ad altre aziende?

• Un'azienda deve certamente riconoscerne la necessità. Se si vuole avere un quadro differenziato e aggiornato dello stato d'animo della propria azienda, un sondaggio sui dipendenti con ValueQuest è sicuramente utile. In qualità di manager, a volte si hanno "sensazioni" che non possono essere confermate. Con un sondaggio tra i dipendenti, si hanno risposte chiare, molto differenziate e aggiornate a domande importanti come la soddisfazione dei dipendenti, il numero di "ambasciatori" in azienda o un'indicazione del possibile turnover del personale. Tutto questo è molto utile e interessante da sapere.

Come descriverebbe la collaborazione con ValueQuest?

• Molto professionale! Abbiamo avuto la fortuna di lavorare con la signora Andrea Schön come project manager per entrambe le indagini sui dipendenti, che possiamo solo raccomandare. La signora Schön è stata molto professionale, estremamente cordiale e affidabile durante l'intero processo. Anche noi abbiamo dovuto selezionare le domande per il primo sondaggio, abbiamo avuto molte domande sul processo e siamo stati consigliati e supportati molto bene in ogni fase del progetto. Anche i numerosi modelli per la comunicazione interna, le scadenze e la struttura dei dipendenti sono stati molto utili. La signora Schön ci ha prima mostrato i risultati a livello dirigenziale e poi ci ha felicemente sorpreso con il premio la seconda volta! Nell'ambito dell'MSBO, tra tre anni condurremo un'altra indagine sui dipendenti con ValueQuest, che raccomandiamo senza riserve in quanto azienda molto affidabile e professionale.

Grazie mille per le interessanti risposte. Saremo lieti di continuare a sostenervi in questo emozionante processo anche in futuro.