Gestione delle competenze: come sfidare la carenza di competenze

Va tutti i manager hanno un'idea chiara delle competenze e delle qualifiche che si aspettano dai nuovi dipendenti. Tuttavia, i talenti e le competenze già presenti nel proprio team vengono spesso trascurati. La carenza di competenze potrebbe essere attenuata in modo significativo se le aziende riconoscessero meglio le competenze e le capacità dei loro dipendenti esistenti e le impiegassero in modo più mirato. Ma come si può ottenere questo risultato? La gestione delle competenze offre una risposta.

La carenza di manodopera qualificata rappresenta una sfida importante per le aziende. Una gestione efficace delle competenze può aiutare a superare questo problema. Il feedback a 360 è uno strumento prezioso in questo senso. (Immagine: Pexels)

di Kathrin Neumüller e Thomas Bigliel

I dipendenti qualificati sono fondamentali per il successo di un'azienda, ma trovarli è una sfida per molte organizzazioni. Molte aziende cercano talenti esterni, ma spesso trascurano il fatto che le competenze di cui hanno bisogno sono già disponibili nei team esistenti. Talenti preziosi, ma non utilizzati, spesso giacciono inattivi nei dipendenti dell'azienda. La gestione delle competenze entra in gioco per renderle visibili e utilizzabili: affronta strategicamente la questione di quali abilità e competenze sono attualmente disponibili in azienda e quali saranno necessarie in futuro per avere successo sul mercato.
A differenza della gestione dei talenti, che si concentra sull'identificazione e la promozione di potenziali manager e alti potenziali, la gestione delle competenze mira a identificare tutte le capacità e le competenze all'interno della forza lavoro e a svilupparle in modo mirato. L'obiettivo è riunire le competenze giuste al posto giusto e al momento giusto per raggiungere gli obiettivi dell'azienda. Secondo l'ultimo Gallup Study Germany 2024, tuttavia, le aziende di questo Paese sono ben lontane dal raggiungere questa corrispondenza tra competenze e lavoro: quattro dipendenti su cinque non realizzano il loro pieno potenziale sul posto di lavoro e non sono in grado di utilizzare le loro competenze in modo ottimale. È proprio qui che entra in gioco una gestione efficace delle competenze. Analizzando e valutando costantemente le competenze all'interno dell'azienda, l'obiettivo è garantire che ai dipendenti giusti vengano affidati i compiti giusti.

Info box: Definizione di gestione delle competenze La gestione delle competenze è definita come la gestione delle qualifiche, dell'esperienza e delle conoscenze dei dipendenti. L'obiettivo è collocare le competenze giuste nella posizione giusta, al momento giusto e al costo ottimale. La gestione delle competenze comprende tre componenti principali: Identificazione delle competenze richieste (target): Quali capacità e competenze sono necessarie per raggiungere gli obiettivi strategici dell'azienda? Indagine sulle competenze esistenti (effettive): Quali abilità e competenze sono già presenti nella forza lavoro? Analisi del gap di competenze: Qual è la differenza tra le competenze disponibili e quelle richieste e quali misure devono essere adottate per colmare questi gap? Questo approccio sistematico alla gestione delle competenze assicura che i dipendenti siano continuamente sviluppati e che l'azienda possa reagire in modo flessibile alle mutevoli esigenze del mercato. La gestione delle competenze ha quindi una funzione strategica (Granados e Erhardt, 2012).

Invece di valutare i dipendenti solo sulla base dei loro titoli e delle loro funzioni, la gestione delle competenze assume una prospettiva più dettagliata e si concentra su abilità e competenze specifiche. Questa visione basata sulle competenze pone l'accento sulle abilità specifiche di un dipendente, come la conoscenza di Python o JavaScript, piuttosto che considerarlo semplicemente uno sviluppatore di software (basato sulle funzioni).

Box informativo: Cosa sono le competenze? Le competenze sono abilità e capacità che le persone apprendono e sviluppano per svolgere determinati compiti o professioni. Queste competenze possono essere suddivise in due categorie principali: Hard Skills e Soft Skills. Le hard skills sono abilità specifiche e misurabili, spesso acquisite attraverso l'istruzione e la formazione formale. Di solito sono oggettivamente misurabili e possono essere dimostrate attraverso certificati e valutazioni. Esempi di hard skills sono la programmazione (conoscenza di linguaggi di programmazione come Python, Java o C++), l'analisi dei dati (capacità di analizzare e interpretare i dati utilizzando strumenti come Excel o SQL) e le competenze linguistiche (conoscenza di lingue straniere come inglese, spagnolo o cinese).Le soft skills, invece, sono competenze personali e interpersonali più difficili da misurare, ma fondamentali per una collaborazione e una comunicazione efficaci nell'ambiente di lavoro. Esempi di soft skills sono la comunicazione (capacità di comunicare in modo chiaro ed efficace), il lavoro di squadra (capacità di lavorare e collaborare con successo in un team), il problem solving (capacità di trovare soluzioni creative ed efficaci ai problemi) e la gestione del tempo (capacità di pianificare e dare priorità ai compiti in modo efficiente).

Come procedere correttamente!
Questo articolo vi offre una guida dettagliata, passo dopo passo, per una gestione efficace delle competenze in azienda. L'attenzione è rivolta in particolare all'analisi della situazione attuale. Vi mostriamo come utilizzare il feedback a 360 gradi per identificare con precisione i punti di forza individuali e le aree di sviluppo dei vostri specialisti e manager.
Per fornirvi una chiara tabella di marcia, abbiamo riassunto i passi più importanti per una gestione delle competenze di successo.
Il secondo passo consiste nel registrare sistematicamente le capacità e le competenze attuali dei vostri dipendenti. A tal fine, sviluppate una matrice delle competenze in cui siano registrati tutti i dipendenti e le loro rispettive competenze. Utilizzate strumenti digitali come i software HR o strumenti speciali di gestione delle competenze per raccogliere e organizzare i dati in modo efficiente. La matrice delle competenze aiuta a documentare e visualizzare le competenze esistenti dei dipendenti. Costituisce la base per ulteriori analisi e per lo sviluppo di misure mirate per lo sviluppo delle competenze all'interno dell'azienda.

	Marketing digitale	Sviluppo di software	Design UX
Persona 1	●●○○	●●●○	●○○○
Persona 2	●●●●	●●○○	●●●○
Persona 3	●○○○	●●●●	●●○○

Fase 3: Effettuare una vera e propria analisi delle competenze
Il terzo passo consiste nell'analizzare in modo completo i dati raccolti per ottenere una chiara panoramica delle competenze esistenti e della loro distribuzione all'interno dell'azienda. Il feedback a 360 gradi è uno strumento particolarmente prezioso. Si tratta di raccogliere un feedback completo da parte di superiori, colleghi, dipendenti e attraverso autovalutazioni (vedi grafico). Questo feedback fornisce una visione dettagliata e oggettiva delle capacità e delle competenze esistenti di ciascun dipendente. La selezione strategicamente corretta delle competenze e delle abilità da valutare è essenziale affinché i fornitori di feedback possano identificare il potenziale di miglioramento mirato.
Fase 4: Confronto tra stato attuale e stato obiettivo
La quarta fase prevede il confronto tra le competenze esistenti (stato attuale) e i requisiti derivanti dagli obiettivi aziendali (stato obiettivo). Effettuare un'analisi dei gap di competenze per identificare le lacune (skills gap) in cui le competenze attuali non sono sufficienti per raggiungere gli obiettivi dell'azienda. Quindi, date un ordine di priorità a queste lacune di competenze identificate in base all'urgenza e alla rilevanza definite nella fase 1. L'elenco di priorità che ne risulta aiuta a distribuire le risorse in modo efficiente e a sviluppare misure mirate per colmare i gap di competenze (vedi tabella).

Dipartimento	Lacune di competenze identificate	Urgenza	Importanza per gli obiettivi aziendali
Marketing	L'80% ha bisogno di formazione nel marketing digitale	Alto	Molto alto
IT	Il 70% ha bisogno di ampliare le proprie competenze di sviluppo software	Medio	Alto
Design UX	Significativo bisogno di formazione nell'area dell'UX design	Alto	Molto alto

Lacune di competenze identificate (immagine: illustrazione propria)
Fase 5: Sviluppare misure per colmare le lacune di competenze
Una volta identificate e classificate le carenze di competenze, sviluppate programmi di formazione e sviluppo su misura per colmarle. Ciò può avvenire attraverso workshop interni, formazione esterna, corsi online o certificazioni. Inoltre, è necessario implementare programmi di mentoring e coaching per sviluppare i dipendenti in modo mirato e promuovere competenze specifiche. Si possono anche promuovere la rotazione delle mansioni e la collaborazione a progetti per consentire ai dipendenti di apprendere e applicare concretamente le nuove competenze. Queste misure assicurano che i dipendenti siano continuamente sviluppati e acquisiscano le competenze necessarie per raggiungere gli obiettivi dell'azienda.

Dipartimento	Lacune di competenze identificate	Misure per colmare il divario di competenze
Marketing	L'80% ha bisogno di formazione nel marketing digitale	Sviluppo di un programma di formazione interna per il marketing digitale
IT	Il 70% ha bisogno di ampliare le proprie competenze di sviluppo software	Collaborazione con fornitori esterni per workshop di sviluppo software
Design UX	Significativo bisogno di formazione nell'area dell'UX design	Assunzione di un esperto di UX per fornire formazione interna e workshop

Fase 6: monitoraggio e adeguamento
Nell'ultima fase, effettuare valutazioni regolari per misurare i progressi delle misure di sviluppo e garantire che i gap di competenze siano effettivamente colmati. Sulla base dei risultati e dei feedback, adattate continuamente le misure per garantire che soddisfino i requisiti e gli obiettivi attuali dell'azienda. Questo monitoraggio e adeguamento continuo garantisce che la strategia di gestione delle competenze rimanga pertinente ed efficace e che i dipendenti siano preparati al meglio per le sfide future.
Approfondimento: il ruolo del feedback a 360 gradi
Il feedback a 360 gradi è uno strumento collaudato che mostra i suoi punti di forza soprattutto nell'analisi della situazione attuale e nel monitoraggio continuo dello sviluppo delle competenze di specialisti e manager. Ottenendo feedback da diverse prospettive - da superiori, colleghi, dipendenti e attraverso autovalutazioni - si ottiene un quadro completo delle capacità e delle competenze dei propri dipendenti. Questa visione completa vi permette di identificare con precisione i punti di forza e le aree di sviluppo e di avviare misure mirate per un ulteriore sviluppo.
Come funziona il feedback a 360 gradi
Feedback da diverse fonti
Anonimato e apertura
Processo strutturato e analisi dettagliata
Sessioni di feedback individuali e supporto continuo
L'integrazione del feedback a 360 gradi nel processo di gestione delle competenze assicura che le competenze dei dipendenti siano registrate e sviluppate in modo completo ed efficace. Questo metodo consente di identificare con precisione le lacune di competenze e di adottare misure mirate per colmarle. Di conseguenza, non solo si raggiungono gli obiettivi dell'azienda, ma si superano con successo anche le sfide del mercato.

Dr oec. HSG Kathrin Neumüller è co-direttrice dell'istituto svizzero di ricerche di mercato ValueQuest, leader nelle indagini sui dipendenti e nel feedback a 360 gradi. È esperta, relatrice e autrice di libri specialistici sulla motivazione dei dipendenti e sulla leadership. È inoltre docente del programma esecutivo dell'Università di Scienze Applicate di Zurigo (ZHAW). Il suo ultimo libro "Inspiring Employees" è stato pubblicato nel febbraio 2024 (box immagine). Se avete domande o suggerimenti, non esitate a contattare la signora Neumüller. Contatto: neumueller@valuequest.ch www.valuequest.ch Thomas Bigliel è amministratore delegato ed esperto di digitalizzazione. Bigliel ha fondato e gestito diverse start-up. Ha vinto il prestigioso Grimme Online Award ed è autore di libri specializzati sulle tecnologie di marketing. È affiliato all'Università di Scienze Applicate e Arti di Lucerna (HSLU), dove si è specializzato nel design dell'interazione uomo-computer. Bigliel è anche un ex membro del Parlamento cantonale dei Grigioni.

Fase 1: analizzare gli obiettivi aziendali e ricavare le competenze necessarie

Il primo passo è verificare se le competenze esistenti nella forza lavoro sono in linea con la strategia generale dell'azienda. A tal fine, è importante conoscere esattamente gli obiettivi a lungo e a breve termine dell'azienda. Identificare gli obiettivi specifici, come l'espansione in nuovi mercati, l'introduzione di nuove tecnologie o il miglioramento della fedeltà dei clienti. Il successo o il raggiungimento dell'obiettivo deve essere quantificabile e misurabile, in modo da poterlo verificare oggettivamente.

Prendiamo, ad esempio, un obiettivo legato alla trasformazione digitale. Un obiettivo misurabile potrebbe essere quello di aumentare l'efficienza dei processi interni del 20% e di realizzare l'introduzione di almeno tre nuovi prodotti digitali entro i prossimi 12 mesi. L'attuale livello di efficienza potrebbe essere misurato in base al tempo medio di elaborazione dei processi interni e al numero di prodotti digitali esistenti. Una volta definiti chiaramente questi obiettivi, è necessario identificare le capacità e le competenze necessarie per raggiungerli. Un sistema di gestione delle competenze efficace dovrebbe rilevare e valutare regolarmente sia le soft skills che le hard skills (vedi infobox).

In primo luogo, create una longlist di tutte le competenze richieste, sia quelle hard che quelle soft. Quindi, stabilire un ordine di priorità delle competenze identificate in base alla loro urgenza e rilevanza per gli obiettivi dell'azienda. Ponderare le competenze per determinare la loro importanza relativa e il loro impatto sul raggiungimento degli obiettivi aziendali. In questo esempio, sono necessari dipendenti con competenze specifiche nelle aree dell'analisi aziendale, dello sviluppo software e della progettazione dell'esperienza utente (UX). Allo stesso tempo, le competenze trasversali, come la comunicazione efficace e il lavoro di squadra, sono fondamentali per garantire che tutte le persone coinvolte lavorino bene insieme e che il progetto sia portato a termine con successo.

Fase 2: registrare le competenze attuali dei dipendenti in una matrice di competenze

(● = Competenza, ○ = nessuna competenza)

Esempio di matrice delle competenze con una scala a cinque livelli. (Immagine: illustrazione propria)

Ad esempio, nella tabella, la persona 1 ha competenze moderate nel marketing digitale, competenze avanzate nello sviluppo software e competenze di base nel design UX. La persona 2, invece, ha una buona conoscenza del marketing digitale, competenze moderate nello sviluppo software e competenze avanzate nell'UX design. La rilevanza di queste competenze e quindi la priorità delle misure per rafforzarle dipende dagli obiettivi aziendali generali.

Valutazione delle competenze da parte dei vari gruppi di feedback. (Immagine: ValueQuest GmbH)

Dalla valutazione di tutte le competenze e abilità rilevanti dei singoli dipendenti sulla base di un feedback a 360 gradi, si può dedurre, ad esempio, che solo il 20% dei dipendenti del marketing ha esperienza nel marketing digitale. Oppure che nel reparto IT il 30% dei dipendenti ha competenze avanzate di sviluppo software, mentre le competenze di UX design sono presenti solo occasionalmente.

Nel nostro esempio, sono state sviluppate le seguenti misure per colmare le lacune di competenze identificate: Per il team di marketing è stato sviluppato un programma di formazione interna sul marketing digitale. Per il reparto IT, sono state concordate collaborazioni con fornitori esterni per offrire workshop per ampliare le competenze di sviluppo software. Inoltre, è stato assunto un esperto di UX design per offrire formazione interna e workshop ai dipendenti nell'area dell'UX design.

Misure per colmare il divario di competenze. (Immagine: illustrazione propria)

Una volta implementate le misure di sviluppo, è fondamentale monitorare regolarmente i progressi e adattare continuamente le misure. Anche in questo caso, il feedback a 360 gradi è uno strumento fondamentale. Integrando il feedback a 360 gradi nel processo di gestione delle competenze, le aziende possono assicurarsi che le competenze dei loro dipendenti siano costantemente sviluppate e che gli obiettivi aziendali siano raggiunti.

Il fulcro del feedback a 360 gradi consiste nella raccolta di feedback da diverse prospettive. Questo include le valutazioni di superiori, colleghi, dipendenti e un'autovalutazione. Questa ampia base di feedback garantisce che i punti di forza e di debolezza di un dipendente siano analizzati da diverse prospettive.

Un aspetto importante del feedback a 360 gradi è l'anonimato del feedback. I sondaggi anonimi incoraggiano una comunicazione onesta e aperta, poiché chi fornisce il feedback non deve temere conseguenze negative. Questo è fondamentale per ricevere un feedback costruttivo e onesto, utile per lo sviluppo personale e professionale.

Un processo ben strutturato è essenziale per garantire un feedback mirato e costruttivo. Vengono utilizzati questionari standardizzati e adattati ai requisiti e agli obiettivi specifici dell'organizzazione. Una volta raccolti i dati, il feedback viene analizzato in dettaglio. Queste analisi aiutano a identificare modelli e tendenze che servono come base per le misure di sviluppo.

Una volta analizzati i dati, si svolgono incontri individuali di feedback. Queste discussioni sono spesso moderate da coach qualificati che aiutano i dipendenti a comprendere il feedback e a pianificare fasi di sviluppo specifiche. Il supporto continuo nell'attuazione delle misure e le discussioni periodiche sullo status quo sono fondamentali per garantire processi di sviluppo sostenibili.