Skill Management: So trotzen Sie dem Fachkräftemangel

Viele Vorgesetzte haben klare Vorstellungen davon, welche Skills und Qualifikationen sie von neuen Mitarbeitenden erwarten. Doch häufig werden Talente und Fähigkeiten, die bereits im eigenen Team vorhanden sind, übersehen. Der Fachkräfteengpass könnte deutlich abgemildert werden, wenn Unternehmen die Skills und Fähigkeiten ihrer bestehenden Mitarbeitenden besser (er-)kennen und gezielter einsetzen würden. Doch wie genau kann das gelingen? Eine Antwort liefert das Skill-Management.

Der Fachkräftemangel stellt Unternehmen vor grosse Herausforderungen. Ein effektives Skill-Management kann helfen, diesen zu bewältigen. Hierbei ist das 360-Feedback ein wertvolles Instrument. (Bild: Pexels)

von Dr. Kathrin Neumüller und Thomas Bigliel

Qualifizierte Mitarbeitende sind entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens, doch sie zu finden, stellt eine Herausforderung für viele Unternehmen dar. Viele Unternehmen suchen externe Talente, übersehen jedoch oft, dass die benötigten Fähigkeiten bereits in ihren bestehenden Teams vorhanden sind. In den eigenen Mitarbeitenden schlummern oftmals wertvolle, aber ungenutzte Talente. Um diese sichtbar und nutzbar zu machen, kommt das sogenannte Skill-Management ins Spiel: Es beschäftigt sich strategisch mit der Frage, welche Fähigkeiten und Kompetenzen derzeit im Unternehmen vorhanden sind und welche in Zukunft benötigt werden, um erfolgreich am Markt bestehen zu können.
Im Unterschied zum Talent-Management, das sich auf die Identifikation und Förderung von potenziellen Führungskräften und High Potentials konzentriert, zielt das Skill-Management darauf ab, alle Fähigkeiten und Kompetenzen innerhalb der Belegschaft zu erfassen und gezielt weiterzuentwickeln. Der Fokus liegt darauf, die richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit am richtigen Ort zusammenzubringen, um die Unternehmensziele zu erreichen. Laut der aktuellen Gallup-Studie Deutschland 2024 sind Unternehmen hierzulande jedoch weit von diesem Skill-Job-Match entfernt: Vier von fünf Mitarbeitenden schöpfen nicht ihr volles Potential am Arbeitsplatz aus und können ihre Skills nicht optimal einsetzen. Ein effektives Skill-Management setzt genau an diesem Punkt an. Durch eine kontinuierliche Analyse und Bewertung der Skills innerhalb des Unternehmens soll sichergestellt werden, dass die passenden Mitarbeiter mit den passenden Aufgaben betraut werden.

Info-Box: Definition von Skill Management Skill Management wird als die Steuerung von Qualifikationen, Erfahrungen und Wissen der Mitarbeitenden definiert. Das Ziel ist, zur richtigen Zeit die richtigen Fähigkeiten auf der richtigen Position zu platzieren – und das zu optimalen Kosten. Skill Management umfasst drei Hauptkomponenten: Identifikation der benötigten Skills (Soll): Welche Fähigkeiten und Kompetenzen sind notwendig, um die strategischen Ziele des Unternehmens zu erreichen? Erhebung der vorhandenen Skills (Ist): Welche Fähigkeiten und Kompetenzen sind bereits in der Belegschaft vorhanden? Skill-Gap-Analyse: Welche Differenz besteht zwischen den vorhandenen und den benötigten Skills, und welche Massnahmen müssen ergriffen werden, um diese Lücken zu schliessen? Durch diese systematische Herangehensweise stellt Skill Management sicher, dass Mitarbeitende kontinuierlich weiterentwickelt werden und das Unternehmen flexibel auf sich ändernde Marktanforderungen reagieren kann. Damit hat Skill-Management eine strategische Funktion (Granados und Erhardt, 2012).

Statt Mitarbeitende nur anhand ihrer Jobtitel und Funktionen zu bewerten, nimmt das Skill Management eine detailliertere Perspektive ein und konzentriert sich auf die spezifischen Fähigkeiten und Kompetenzen. Diese Skill-basierte Sichtweise rückt die konkreten Fähigkeiten eines Mitarbeiters, wie beispielsweise Kenntnisse in Python oder JavaScript, in den Vordergrund, anstatt ihn einfach als Softwareentwickler (funktionsbasiert) zu betrachten.

Info-Box: Was sind Skills? Skills sind Fähigkeiten und Fertigkeiten, die Menschen erlernen und entwickeln, um bestimmte Aufgaben oder Berufe auszuführen. Diese Fähigkeiten können in zwei Hauptkategorien unterteilt werden: Hard Skills und Soft Skills. Hard Skills sind messbare und spezifische Fähigkeiten, die oft durch formale Bildung und Training erworben werden. Sie sind in der Regel objektiv messbar und können durch Zertifikate und Assessments nachgewiesen werden. Beispiele für Hard Skills sind Programmierung (Kenntnisse in Programmiersprachen wie Python, Java oder C++), Datenanalyse (Fähigkeit zur Analyse und Interpretation von Daten mit Tools wie Excel oder SQL) und Sprachkenntnisse (Beherrschung von Fremdsprachen wie Englisch, Spanisch oder Chinesisch).Soft Skills hingegen sind persönliche, zwischenmenschliche Fähigkeiten, die schwerer zu messen sind, aber entscheidend für die effektive Zusammenarbeit und Kommunikation im Arbeitsumfeld. Beispiele für Soft Skills sind Kommunikation (Fähigkeit, klar und effektiv zu kommunizieren), Teamarbeit (Fähigkeit, erfolgreich in einem Team zu arbeiten und zu kollaborieren), Problemlösung (Fähigkeit, kreative und effektive Lösungen für Probleme zu finden) und Zeitmanagement (Fähigkeit, Aufgaben effizient zu planen und zu priorisieren).

So gehen Sie richtig vor!
Dieser Beitrag bietet Ihnen eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung für ein effektives Skill-Management in Ihrem Unternehmen. Besonderer Fokus liegt hier auf der Ist-Analyse. Hier zeigen wir auf, wie Sie das 360-Grad-Feedback nutzen können, um die individuellen Stärken und Entwicklungsbereiche Ihrer Fach- und Führungskräfte präzise zu erfassen.
Um Ihnen einen klaren Fahrplan zu bieten, haben wir die wichtigsten Schritte für ein erfolgreiches Skill-Management zusammengestellt.
Im zweiten Schritt geht es darum, die aktuellen Fähigkeiten und Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen. Entwickeln Sie dazu eine Skill-Matrix, in der alle Mitarbeitenden und ihre jeweiligen Fähigkeiten / Skills erfasst werden. Nutzen Sie hierfür digitale Tools, wie HR-Software oder spezielle Skill-Management-Tools, um die Daten effizient zu sammeln und zu organisieren. Die Skill-Matrix hilft dabei, die vorhandenen Fähigkeiten der Mitarbeitenden zu dokumentieren und zu visualisieren. Sie bildet die Grundlage für die weitere Analyse und die Entwicklung von gezielten Massnahmen zur Kompetenzentwicklung im Unternehmen.

	Digital Marketing	Softwareentwicklung	UX-Design
Person 1	●●○○	●●●○	●○○○
Person 2	●●●●	●●○○	●●●○
Person 3	●○○○	●●●●	●●○○

Schritt 3: Durchführung einer Ist-Analyse der Fähigkeiten
Im dritten Schritt geht es darum, die gesammelten Daten umfassend zu analysieren, um einen klaren Überblick über die vorhandenen Fähigkeiten und deren Verteilung im Unternehmen zu erhalten. Ein besonders wertvolles Instrument hierfür ist das 360-Grad-Feedback. Dabei werden umfassende Rückmeldungen von Vorgesetzten, Kollegen, Mitarbeitenden und durch Selbstbewertungen gesammelt (siehe Grafik). Dieses Feedback bietet eine detaillierte und objektive Sicht auf die vorhandenen Fähigkeiten und Kompetenzen eines oder einer jeden Mitarbeitenden. Die strategisch richtige Auswahl der zu bewertenden Skills und Fähigkeiten ist essenziell, damit die Feedbackgeberinnen und -geber zielführendes Verbesserungspotential aufzeigen können.
Schritt 4: Vergleich von Ist- und Soll-Zustand
Im vierten Schritt geht es darum, die vorhandenen Fähigkeiten (Ist-Zustand) mit den Anforderungen zu vergleichen, die sich aus den Unternehmenszielen ergeben (Soll-Zustand). Führen Sie eine Skill-Gap-Analyse durch, um die Lücken (Skill-Gaps) zu identifizieren, wo die aktuellen Fähigkeiten nicht ausreichen, um die Unternehmensziele zu erreichen. Anschliessend ordnen Sie dies identifizierten Skill-Gaps gemäss der in Schritt 1 definierten Dringlichkeit und Relevanz. Die daraus entstehende Prioritätenliste hilft ihnen dabei, ihre Ressourcen effizient einzusetzen und gezielte Massnahmen zur Schliessung der Skill-Gaps zu entwickeln (siehe Tabelle).

Abteilung	Identifizierte Skill-Gaps	Dringlichkeit	Bedeutung für Unternehmensziele
Marketing	80 % benötigen Schulungen im Digital Marketing	Hoch	Sehr hoch
IT	70 % müssen ihre Softwareentwicklungsfähigkeiten erweitern	Mittel	Hoch
UX-Design	Erheblicher Schulungsbedarf im Bereich UX-Design	Hoch	Sehr hoch

Identifizierte Skill-Gaps (Bild: Eigene Darstellung)
Schritt 5: Entwicklung von Maßnahmen zur Schliessung der Skill-Gaps
Nachdem die Skill-Gaps identifiziert und priorisiert wurden, entwickeln Sie massgeschneiderte Schulungs- und Weiterbildungsprogramme, um diese Lücken zu schliessen. Dies könnte durch interne Workshops, externe Schulungen, Online-Kurse oder Zertifizierungen geschehen. Ergänzend dazu sollten Mentoring- und Coaching-Programme implementiert werden, um Mitarbeitende gezielt weiterzuentwickeln und spezifische Kompetenzen zu fördern. Ausserdem kann die Job-Rotation und die Mitarbeit an Projekten gefördert werden, um den Mitarbeitenden zu ermöglichen, neue Fähigkeiten in der Praxis zu erlernen und anzuwenden. Diese Massnahmen stellen sicher, dass die Mitarbeitenden kontinuierlich weiterentwickelt werden und die notwendigen Fähigkeiten erwerben, um den Unternehmenszielen gerecht zu werden.

Abteilung	Identifizierte Skill-Gaps	Massnahme zur Schliessung der Skill-Gaps
Marketing	80 % benötigen Schulungen im Digital Marketing	Entwicklung eines internen Schulungsprogramm für Digital Marketing
IT	70 % müssen ihre Softwareentwicklungsfähigkeiten erweitern	Kooperation mit externen Anbietern für Softwareentwicklung-Workshops
UX-Design	Erheblicher Schulungsbedarf im Bereich UX-Design	Einstellung eines UX-Experten, der interne Schulungen und Workshops anbietet

Schritt 6: Überwachung und Anpassung
Im letzten Schritt führen Sie regelmässige Bewertungen durch, um den Fortschritt der Entwicklungsmassnahmen zu messen und sicherzustellen, dass die Skill-Gaps effektiv geschlossen werden. Passen Sie die Massnahmen basierend auf den Ergebnissen und Feedback kontinuierlich an, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen und Zielen des Unternehmens entsprechen. Diese kontinuierliche Überwachung und Anpassung gewährleisten, dass die Skill-Management-Strategie stets relevant und effektiv bleibt und die Mitarbeitenden optimal auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet sind.
Deep-Dive: Die Rolle des 360-Grad-Feedbacks
Das 360-Grad-Feedback ist ein bewährtes Instrument, das besonders in der Ist-Analyse und der kontinuierlichen Überwachung der Skill-Entwicklung von Fach- und Führungskräften seine Stärken zeigt. Durch das Einholen von Rückmeldungen aus verschiedenen Perspektiven – von Vorgesetzten, Kollegen, Mitarbeitenden und durch Selbstbewertungen – erhalten Sie ein vollständiges Bild der Fähigkeiten und Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden. Diese umfassende Sichtweise ermöglicht es Ihnen, Stärken und Entwicklungsbereiche präzise zu identifizieren und gezielte Massnahmen zur Weiterentwicklung einzuleiten.
Funktionsweise des 360-Grad-Feedbacks
Feedback aus verschiedenen Quellen
Anonymität und Offenheit
Strukturierter Prozess und detaillierte Analyse
Individuelle Feedbackgespräche und kontinuierliche Unterstützung
Die Einbeziehung des 360-Grad-Feedbacks in den Skill-Management-Prozess stellt sicher, dass die Erfassung und Entwicklung der Fähigkeiten der Mitarbeitenden umfassend und effektiv erfolgt. Diese Methode ermöglicht eine präzise Identifikation von Skill-Gaps und führt zu gezielten Massnahmen, um diese Lücken zu schliessen. Dadurch werden nicht nur die Unternehmensziele erreicht, sondern auch die Herausforderungen des Marktes erfolgreich bewältigt.

Dr. oec. HSG Kathrin Neumüller ist Co-Geschäftsführerin beim Schweizer Marktforschungsinstitut ValueQuest, führend bei Mitarbeiterbefragungen und 360-Grad-Feedback. Sie ist Expertin, Key-Note-Speakerin und Fachbuchautorin im Bereich Mitarbeitermotivation und Führung. Zudem doziert sie im Executive Programm der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW). Ihr neuestes Werk «Mitarbeiter inspirieren» erschien im Februar 2024 (Bildbox). Bei Fragen oder Anregungen freut sich Frau Neumüller über Ihre Nachricht. Kontakt: neumueller@valuequest.ch www.valuequest.ch Thomas Bigliel ist Geschäftsführer und Digitalisierungsexperte. Bigliel gründete und leitete mehrere Start-ups. Er ist Träger des renommierten Grimme Online Awards und Fachbuchautor zum Thema Marketingtechnologie. Er ist mit der Hochschule Luzern (HSLU) affiliiert und beschäftigt sich dort mit Human-Computer Interaction Design. Bigliel ist zudem Alt-Grossrat des Kantons Graubündens.

Schritt 1: Analysieren Sie Ihre Unternehmensziele und leiten Sie die erforderlichen Fähigkeiten ab

Im ersten Schritt gilt es zunächst zu überprüfen, ob die vorhandenen Skills in der Belegschaft mit der Gesamtstrategie des Unternehmens übereinstimmen. Dazu ist es wichtig, die langfristigen und kurzfristigen Ziele des Unternehmens genau zu kennen. Ermitteln Sie die spezifischen Ziele, wie beispielsweise die Expansion in neue Märkte, die Einführung neuer Technologien oder die Verbesserung der Kundenbindung. Der Erfolg bzw. die Erreichung des Ziels sollte quantifizierbar und messbar sein, um objektiv überprüft werden zu können.

Nehmen wir beispielsweise ein Ziel im Zusammenhang mit der digitalen Transformation. Ein messbares Ziel könnte darin bestehen, die Effizienz der internen Prozesse um 20 % zu steigern und die Einführung von mindestens drei neuen digitalen Produkten innerhalb der nächsten 12 Monate zu erreichen. Der aktuelle Stand der Effizienz könnte durch die durchschnittliche Bearbeitungszeit von internen Prozessen und die Anzahl der bestehenden digitalen Produkte gemessen werden. Sobald diese Ziele klar definiert sind, sollten Sie die erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen identifizieren, die notwendig sind, um diese Ziele zu erreichen. Ein effektives Skills-Management-System sollte sowohl Soft Skills als auch Hard Skills (siehe Infobox) erfassen und regelmässig bewerten.

Erstellen Sie zunächst eine Longlist aller benötigten Fähigkeiten, sowohl Hard Skills als auch Soft Skills. Anschliessend werden die identifizierten Fähigkeiten basierend auf ihrer Dringlichkeit und Relevanz für die Unternehmensziele priorisiert. Gewichten Sie die Fähigkeiten, um ihre relative Wichtigkeit und den Einfluss auf die Erreichung der Unternehmensziele zu bestimmen. Im vorliegenden Beispiel werden Mitarbeiter mit Hard Skills in den Bereichen der Business-Analyse, der Softwareentwicklung und der User Experience (UX) Design benötigt. Gleichzeitig sind Soft Skills wie effektive Kommunikation und Teamarbeit entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten gut zusammenarbeiten und das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.

Schritt 2: Erfassen Sie die aktuellen Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden in einer Skill-Matrix

(● = Expertise, ○ = keine Expertise)

Beispiel einer Skill-Matrix mit einer fünfstufigen Skala. (Bild: Eigene Darstellung)

In der Tabelle hat Person 1 beispielsweise moderate Fähigkeiten im Digital Marketing, fortgeschrittene Fähigkeiten in der Softwareentwicklung, und grundlegende Kenntnisse im UX Design. Person 2 ist hingegen im Digital Marketing sehr versiert, hat moderate Kenntnisse in der Softwareentwicklung und fortgeschrittene Fähigkeiten im UX Design. Die Relevanz dieser Skills und damit die Priorisierung der Massnahmen, um diese zu stärken, hängt von den übergeordneten Unternehmenszielen ab.

Bewertung der Kompetenzen durch die verschiedenen Feedback-Gruppen. (Bild: ValueQuest GmbH)

Aus der Bewertung aller relevanten Kompetenzen und Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeitenden anhand von 360-Grad-Feedbacks kann sich beispielsweise ableiten lassen, dass nur 20 % der Marketing-Mitarbeitenden Erfahrung im Digital Marketing haben. Oder, dass in der IT-Abteilung verfügen 30 % der Mitarbeitenden über fortgeschrittene Softwareentwicklungsfähigkeiten, während UX-Design-Kenntnisse nur vereinzelt vorhanden sind.

In unserem Beispiel wurden zur Schliessung der identifizierten Skill-Gaps wurden folgende Massnahmen entwickelt: Für das Marketing-Team wurde ein internes Schulungsprogramm für Digital Marketing entwickelt. Für die IT-Abteilung wurden Kooperationen mit externen Anbietern vereinbart, um Workshops zur Erweiterung der Softwareentwicklungsfähigkeiten anzubieten. Zudem wurde ein UX-Design-Experte eingestellt, der interne Schulungen und Workshops für die Mitarbeitenden im Bereich UX-Design anbietet.

Massnahmen zur Schliessung der Skill-Gaps. (Bild: Eigene Darstellung)

Nachdem Sie die Entwicklungsmassnahmen implementiert haben, ist es entscheidend, den Fortschritt regelmäßig zu überwachen und die Massnahmen kontinuierlich anzupassen. Auch hier ist das 360-Grad-Feedback ein zentrales Instrument. Durch die Einbindung des 360-Grad-Feedbacks in den Skill-Management-Prozess können Unternehmen sicherstellen, dass die Fähigkeiten ihrer Mitarbeitenden kontinuierlich weiterentwickelt werden und die Unternehmensziele erreicht werden.

Der Kern des 360-Grad-Feedbacks liegt in der Sammlung von Rückmeldungen aus unterschiedlichen Perspektiven. Dies umfasst Bewertungen durch Vorgesetzte, Kollegen, Mitarbeitende und eine Selbsteinschätzung. Diese breite Basis an Rückmeldungen sorgt dafür, dass die Stärken und Schwächen eines Mitarbeiters aus verschiedenen Blickwinkeln beleuchtet werden.

Ein wichtiger Aspekt des 360-Grad-Feedbacks ist die Anonymität der Rückmeldungen. Anonyme Befragungen fördern eine ehrliche und offene Kommunikation, da die Feedbackgeber keine negativen Konsequenzen fürchten müssen. Dies ist entscheidend, um konstruktive und ehrliche Rückmeldungen zu erhalten, die für die persönliche und berufliche Entwicklung hilfreich sind.

Ein gut strukturierter Prozess ist essenziell, um sicherzustellen, dass das Feedback gezielt und konstruktiv ist. Hierbei werden standardisierte Fragebögen verwendet, die auf die spezifischen Anforderungen und Ziele der Organisation abgestimmt sind. Nach der Datenerhebung erfolgt eine detaillierte Analyse der Rückmeldungen. Diese Analysen helfen dabei, Muster und Trends zu erkennen, die als Grundlage für Entwicklungsmassnahmen dienen.

Nach der Auswertung der Daten finden individuelle Feedbackgespräche statt. Diese Gespräche werden oft von geschulten Coaches moderiert, die den Mitarbeitern helfen, die Rückmeldungen zu verstehen und konkrete Entwicklungsschritte zu planen. Kontinuierliche Unterstützung bei der Umsetzung der Massnahmen und regelmäßige Status-Quo-Gespräche sind entscheidend, um nachhaltige Entwicklungsprozesse zu gewährleisten.