Mitarbeitendenbefragung: Fragen und Antworten

Eine Befragung der Mitarbeitenden ist für Unternehmen ein wichtiges Thema, gerade auch jetzt, wo viele Organisationen mit unzufriedenen Mitarbeitenden und einer verschärften Fluktuation zu kämpfen haben.

Immer wieder werden uns Fragen zum Thema Mitarbeitendenbefragungen gestellt. Und auch auf Google wird oft zu diesem Thema recherchiert.  Das geniale Tool «Answer Socrates” gibt eine Übersicht über die häufigsten und wichtigsten Fragen im Zusammenhang mit Mitarbeitendenbefragungen. Wir haben einige der wichtigsten Fragen herausgesucht und beantworten diese basierend auf unserer über 20jährigen Erfahrung bei der Befragung von Mitarbeitenden.

Wie wirksam sind Mitarbeitendenbefragungen?

Mitarbeitendenbefragungen sind ein wirksames Instrument, um die Stimmung und die Sorgen der Mitarbeitenden zu verstehen, insbesondere auch in schwierigen Zeiten. Eine Befragung hilft den Unternehmen, Probleme aufzudecken, die sich auf die Produktivität und das Engagement der Mitarbeitenden auswirken. Wird eine Mitarbeitendenbefragung richtig durchgeführt, liefert sie wichtige Daten und Informationen, welche zur Verbesserung der Unternehmenskultur genutzt werden können.

Eine kürzlich durchgeführte Salesforce-Studie hat ergeben, dass Mitarbeitende, die sich bei der Arbeit gehört fühlen, mit einer 4,6-mal höheren Wahrscheinlichkeit die bestmögliche Leistung erbringen.

Wie sieht es mit der Anonymität aus?

Die Anonymität ist entscheidend, um ein ehrliches und differenziertes Stimmungsbild zu erhalten. So haben die Mitarbeitenden den nötigen Freiraum, auch kritische Meinungen zu äussern. Deshalb sollten Mitarbeiterbefragungen nie intern durchgeführt werden, auch wenn die technische Expertise vorhanden wäre. Ein externer Spezialist für Mitarbeitendenbefragungen wie ValueQuest stellt sicher, dass alle Anforderungen an den Datenschutz und die Anonymität bedingungslos eingehalten werden.

Natürlich kann ValueQuest bei einer Online-Befragung nachvollziehen, wer was geantwortet hat. Entscheidend aber ist, dass die Ergebnisberichte die Anonymität der Mitarbeitenden sicherstellen. Daher wird bei einer Mitarbeitendenbefragung im Vorfeld eine Mindestanzahl an Antworten pro Einheit festgelegt, damit überhaupt ein eigener Report für diese Einheit erstellt werden darf. Unsere Erfahrung zeigt, dass so das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Befragung sehr hoch ist.

Sind Mitarbeitendenbefragungen obligatorisch?

Eine Teilnahme an einer Mitarbeitendenbefragung sollte freiwillig sein. Die Durchführung einer Befragung nach der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist möglich, sofern Unternehmen die folgenden Richtlinien beachten:

Freiwilligkeit: Ein Zwang zur Teilnahme an einer Mitarbeitendenbefragung ist nicht vom Gesetz gedeckt. Dies müssen Arbeitgeber:innen ihren Angestellten klar vermitteln.

Anonymität: Es dürfen keine Rückschlüsse auf die Identität der Person möglich sein, die den jeweiligen Fragebogen ausgefüllt hat. Die formale Gestaltung einer Umfrage sollte genauso wie die inhaltliche Gestaltung die Anonymität der Befragten gewährleisten.

Wie lange sollte eine Mitarbeitendenbefragung sein?

Bei dieser Frage gehen die Meinungen weit auseinander. Grundsätzlich gilt es hier, zwischen einer umfassenden Mitarbeitendenbefragung und einer Pulsbefragung zu unterscheiden.

Aus jahrlanger Erfahrung haben wir folgende Erkenntnisse gewonnen: Bei einer umfassenden Mitarbeitendenbefragung gilt der Grundsatz:  So kurz wie möglich, so lang wie notwendig. Es gibt Ansätze für Mitarbeitendenbefragungen, die mit ganz wenig Fragen operieren. Dies reicht aus, um ein Stimmungsbild zum Engagement der Mitarbeitenden zu liefern. Es generiert aber nicht genügend differenzierte Information, um nachher konkrete Massnahmen und Veränderungen zu initiieren.

Ein Frageset von ca. 50 bis 70 einfachen Statements/Fragen bewährt sich in der Regel am besten und erlaubt es, differenzierte Massnahmen zu identifizieren. Wichtig ist, dass die Fragen in einfachen, präzisen Statements formuliert werden, ergänzt von 2-3 offenen Fragen. Eine solche Befragung lässt sich in 15-18 Minuten ausfüllen, was von den Mitarbeitenden gut akzeptiert wird.

Die Befragung sollte auf keinen Fall mehr als 100 Fragen aufweisen. Auch sollte man unbedingt vermeiden, mehrere  unterschiedliche „Befragungen“ in eine Mitarbeitendenbefragung zu packen. Frei nach dem Motto: Wenn wir die Mitarbeitenden schon befragen, dann können wir ja gleich auch noch dies und jenes mitbefragen. In einem solchen Fall übertragen die Mitarbeitenden ihr allgemeines Stimmungsbild auf alle Themen und es kommt wenig differenzierte Information zustande.

Wie oft sollen Mitarbeitendenbefragungen durchgeführt werden?

Für eine umfassende Mitarbeitendenbefragung empfehlen wir einen Rhythmus von 2 Jahren. Häufigere Befragungen lassen der Organisation kaum Zeit, die Massnahmen wirklich umzusetzen. Befragt man die Mitarbeitenden seltener, besteht die Gefahr, dass wichtige Veränderungen nicht rechtzeitig erkannt werden. Eine Ausnahme ist dann gegeben, wenn eine Mitarbeitendenbefragung einen sehr hohen Handlungsbedarf aufzeigt. In diesem Fall sollten die Mitarbeitenden spätestens nach einem Jahr wieder befragt werden. So kann man überprüfen, ob eine Trendwende ersichtlich ist.

Pulsbefragungen

In den letzten Jahren werden Mitarbeitendenbefragungen immer häufiger von Pulsbefragungen ergänzt. Dies sind sehr kurze Befragungen, die regelmässig durchgeführt werden (wöchentlich bis quartalsweise). Sie eignen sich gut, um die Entwicklung der Stimmung bei den Mitarbeitenden zu monitoren (Tracking) oder ad hoc kurze und «brennende» Fragen zu stellen.

ValueQuest hat ein modernes Feedback-Tool entwickelt, welches ohne komplizierte Installation auf dem PC, Tablet oder Smartphone eingesetzt werden kann. Sie erfahren in Echtzeit, was gut läuft und wo Sie handeln müssen! Und Sie können den Erfolg ihrer Aktivitäten über die Zeit hinweg verfolgen.

Welche Skala bei  Mitarbeitendenbefragungen?

Die Frage nach der richtigen Skala taucht immer wieder auf.  Auch hier gilt das Prinzip: So kurze Skalen wie möglich, so lange wie notwendig. Während im angelsächsischen Raum 10er Skalen dominieren, sind diese bei uns eher selten und blähen den Fragebogen nur unnötig auf. Aus unserer Erfahrung bewährt sich die 6er Skala. Sie lehnt sich an das Schulnotensystem an und ist differenziert genug. Wir empfehlen, nur die Enden der Skalen zu beschriften (Lehne völlig ab ó Stimme voll zu) und auf Pseudo-Kategorien wie «stimme eher etwas zu») zu verzichten.

Wichtig ist, dass die Skala eine logische Antwort auf die Fragestellung darstellt. Wenn wir die Mitarbeitenden fragen, wie zufrieden sie mit ihrem Lohn sind, dann muss die Skala von «unzufrieden» bis «sehr zufrieden» gehen. Arbeiten wir mit Statements wie «Ich finde meinen Lohn angemessen», dann muss die Skala von «ablehnen» bis «zustimmen» gehen.

Oft wird behauptet, eine Skala braucht eine ungerade Anzahl an Antworten, um eine neutrale Position zu ermöglichen. Dem können wir nicht zustimmen. Es gilt vielmehr, die Fragen so zu formulieren, dass differenzierte Antworten möglich sind. In unserem Blogbeitrag über Skalen finden Sie ausführlichere Informationen zu diesem Thema.

Wie wertet man am besten aus?

Bei der Auswertung ist entscheidend, dass man nicht nur deskriptive Statistik betreibt (z.B. so viel % der Mitarbeitenden meinen dies…). Es muss ein klares Wirkungsmodell hinterlegt sein, um die Treiber für die Motivation oder Demotivation der Mitarbeitenden zu ermitteln. Dies bedingt den Einsatz von AI und multilinearen statistischen Verfahren. So wird den einzelnen Einheiten ermöglicht, jene Massnahmen zu identifizieren, welche die Motivation der Mitarbeitenden am wirkungsvollsten steigern resp. eine hohe Zufriedenheit und ein hohes Engagement aufrechterhalten. Mehr dazu lesen Sie auch in unserem Blogbeitrag zur Organisations-DNA Analyse.

Eignen sich Mitarbeitendenbefragungen auch für kleine und mittlere Unternehmen?

Gerade in kleineren Unternehmen zeigen Mitarbeitendenbefragungen die grösste Wirkung. In einem KMU hat jeder einzelne Mitarbeitende eine grössere Bedeutung, d.h. der Einzelne zählt mehr als in einer grossen Masse. Es ist deshalb umso wichtiger, die Motivation und Loyalität der Mitarbeitenden zu erhalten bzw. steigern und so Kündigungen zu vermeiden. Auch kann die Gesundheit der Mitarbeitenden so gut im Auge behalten werden. In kleineren bis mittleren Unternehmen ist es oft auch einfacher, Massnahmen direkt und effektiv umzusetzen. Weitere Vorlagen, Fragen und Tipps zu Mitarbeitendenbefragungen finden Sie hier.