Workation – Definition und rechtliche Situation | Was Schweizer im EU-Ausland bei Workation beachten müssen

Workation und die rechtlichen Rahmenbedingungen für Unternehmen standen im Mittelpunkt des Interviews mit der Arbeitsrechtsexpertin J. Maria Siemens-Behm durch Dr. oec. Kathrin Neumüller von ValueQuest.

Maria Siemens-Behm betreut als Syndikusrechtsanwältin die personalführenden Unternehmen des deutschen Unilever-Konzerns in allen individual- und kollektivvertraglichen arbeitsrechtlichen Fragestellungen. In dieser Funktion führt Maria Siemens-Behm auch Verhandlungen mit den konzerneigenen Gremien der Arbeitnehmervertretung zur Umsetzung betrieblicher Veränderungen. Sie ist zudem als Mediatorin und ehrenamtliche Richterin tätig.

Was genau können wir uns unter Workation vorstellen?

Diese Wortneuschöpfung steht für die Verbindung von Arbeit (Work) und Urlaub (Vacation). Allerdings stehen Arbeit und Urlaub in Konflikt miteinander – man kann nicht gleichzeitig arbeiten und Urlaub machen. Der Begriff stammt vermutlich daher, dass eine Workation örtlich dort stattfindet, wo der oder die Arbeitnehmende z.B. zuvor oder anschliessend Urlaub macht. Insofern wäre es treffender zu sagen, dass am Urlaubsort gearbeitet wird. Entscheidend ist die Freiheit, sich den Arbeitsort bei einer Workation weitergehender als während der regulären Arbeit aussuchen zu dürfen!

Hast du schon eigene Erfahrungen mit Workation gemacht?

Ich persönlich habe bisher noch keine Workation gemacht. Ich kann mir aber gut vorstellen, dies einmal mit einer Urlaubsreise zu verbinden. Es wäre doch sehr praktisch, auf diese Weise z.B. einen ganzen Monat im Ausland sein zu können, etwa, wenn man zunächst zwei oder drei Wochen Urlaub macht und danach noch eine Woche Workation anschliesst. Es ist sicher ein angenehmer Nebeneffekt, wenn man nach getaner Arbeit oder in einer Arbeitspause schnell am Strand oder im Wasser sein kann.

Wie ist die Tendenz mit Workation in den letzten 10 Jahren?

Die Idee der Workation für Arbeitnehmende ist relativ neu. Selbständige Personen wie Freelancer waren diesbezüglich immer schon deutlich freier als abhängig Beschäftigte. Mir fällt spontan kein Unternehmen ein, das bereits vor 10 Jahren Workation für die eigenen Mitarbeitenden angeboten hat. So richtig zum Thema wurde dies meines Erachtens in den letzten drei Jahren. Vielleicht steht es in Bezug zu der allgemeinen Home-Office-Welle, die sich in Pandemiezeiten durchgesetzt hat, man könnte Workation gewissermassen als eine Weiterentwicklung vom Home-Office betrachten. Im vergangenen Jahr gab es eine erhebliche Anzahl an Unternehmen, die mit auf den Workation-Zug aufgesprungen sind. Dies führt natürlich zu vielen rechtlichen Fragestellungen.

Was sind die wichtigsten rechtlichen Fragen, die Unternehmen sich stellen sollten, bevor sie Workation ermöglichen?

Bei Workation gilt es zum einen sicherzustellen, dass arbeits- und sozialrechtlich alles «beim Alten» bleibt. Mit anderen Worten, dass weiterhin das im Heimatland bzw. am Arbeitsort geltende Arbeits- und Sozialversicherungsrecht Anwendung findet. Zum anderen gilt es, lokale Meldepflichten des Landes, in dem die Workation erfolgen soll, zu beachten. Hier besteht die Herausforderung darin, dass jedes Zielland unterschiedliche Regelungen und Meldekanäle bereithält. Eine gute erste Übersicht bieten beispielsweise die Industrie- und Handelskammern. Nicht zuletzt gilt es zu beachten, dass steuerrechtlich keine ungewollten Verpflichtungen für den Arbeitgeber aus der Workation resultieren. Ein wichtiges Stichwort hierbei ist die Vorsorge, dass man steuerrechtlich keine Betriebsstätte im Ausland begründet. All dies bedarf einer umfangreichen Prüfung im Vorfeld und im besten Fall auch interner Prozesse, damit bei jeder Workation sichergestellt ist, dass kein ungewolltes Haftungsrisiko für Arbeitgeber und Mitarbeitende daraus resultiert.

Führt Workation zu einer Durchmischung von Arbeit und Freizeit?

Das ist eine wichtige Frage, die unsere gesamte moderne Arbeitswelt betrifft. Bei der Workation sehe ich kein grösseres Risiko als bei mobiler Arbeit allgemein. Auch mobile Arbeit bringt diese Herausforderungen mit sich, die jeder einzelne und auch die Betriebsparteien beleuchten und abwägen müssen. Solange Workation ein freiwilliges Angebot an die Mitarbeitenden auf deren Wunsch hin ist, sehe ich keinerlei Druck bei den Mitarbeitenden. Workation löst nicht unerhebliche Kosten für den Arbeitgeber aus, so dass die wenigsten Arbeitgeber ein eigenes Interesse daran haben, sondern eher dem Wunsch der Mitarbeitenden entgegenkommen wollen. Allein die Kosten zur Beantragung einer A1-Bescheinigung, welche dazu dient, den fortbestehenden Sozialversicherungsschutz im Ausland zu bescheinigen, belaufen sich in der Regel auf mehrere hundert Euro.

Inwiefern entwickeln wir uns hin zu einem Zwei-Klassen-Arbeitnehmer-System?

Dies muss im Einzelfall jedes Unternehmen bzw. jeder Konzern für sich betrachten und überlegt entscheiden. Eine Workation macht die Unterschiede noch einmal sichtbarer und spürbarer, die bereits in den Arbeitsweisen zwischen flexiblem Bürojob einerseits und örtlich und zeitlich gebundenen Tätigkeiten (z.B. in der Produktion) andererseits begründet sind.

Was muss man als Arbeitnehmender in der Schweiz beachten, wenn man im EU-Ausland Workation macht?

Der Arbeitgeber muss mehr Dinge beachten als der Arbeitnehmende. Immerhin ist er es, der während der Workation das Weisungsrecht über den Mitarbeitenden behält und für den die Arbeit auch im Ausland ausgeübt wird. Insofern ist es ratsam, einen genauen Prozess aufzusetzen. Dieser sollte beispielsweise sicherstellen, dass schweizerisches Arbeitsrecht fort gilt, die behördlichen Meldepflichten im jeweiligen Aufenthaltsland vor Reisebeginn eingehalten werden und z.B. eine A1-Bescheinigung eingeholt wird. Eine A1-Bescheinigung belegt, dass der Krankenversicherungsschutz im Heimatland fortbesteht. Hierbei kann und sollte der Arbeitnehmer natürlich mitwirken. Dem Arbeitnehmenden ist vor allem zu raten, einen privaten Auslandskrankenversicherungsschutz abzuschliessen, der etwa besonders hohe Kosten wie Krankenrücktransportkosten abdeckt.

Eine ganze Reihe von Unternehmen erlaubt keine Workation. Wie bewertest Du das?

Dies muss jedes Unternehmen selbst entscheiden. Ich kann gut nachvollziehen, dass die Erlaubnis einer Workation aufgrund der eben angesprochenen rechtlichen Herausforderungen für einige Unternehmen wirtschaftlich nicht sinnvoll erscheint. Letztlich stellt sich die Frage, wie stark der Druck ist, der vom Arbeitsmarkt ausgeht. In dem momentanen Bewerbermarkt hängt es davon ab, ob ich mich als Unternehmen noch gegen andere Unternehmen beim Ringen um qualifizierte Fachkräfte behaupten kann, die zum Beispiel Workation und andere von den Bewerber:innen gefragte Benefits anbieten.

Workation kann rechtliche Probleme zur Folge haben. Welchen Regelungsbedarf siehst Du bei der Politik?

Ich persönlich finde, es wäre hilfreich, die aktuell noch lokal geregelten Meldeverfahren an die jeweiligen Aufenthaltsländer zumindest innerhalb der europäischen Wirtschaftsgemeinschaft einheitlich über eine zentrale Meldestelle einzuführen. Das würde den Flickenteppich an Regularien und unterschiedlichen Anforderungen beseitigen und Workation wesentlich attraktiver und leichter umsetzbar machen!

Welche arbeitsrechtlichen Konsequenzen ergeben sich durch Workation?

Es muss im Voraus sorgfältig geprüft und vorbereitet werden, welche Prozessschritte und Unterlagen erforderlich sind, damit das schweizerische Arbeitsrecht und sämtliche sozialversicherungsrechtlichen Bedingungen fortgelten. Ich nehme an, dies wird in der Regel so gewollt sein. Das Unionsrecht besagt hingegen im Grundsatz, dass das jeweilige Recht des Aufenthaltsstaates Anwendung findet, von dem aus man arbeitet.

Diese Prozessschritte können insbesondere eine individualvertragliche Vereinbarung mit dem/der Mitarbeiter:in umfassen sowie Hinweise zur Einhaltung des Arbeitsschutzrechts und des Datenschutzrechts. Auch eine zeitliche Begrenzung der Workation pro Jahr und Mitarbeitenden ist meines Erachtens zwingend erforderlich, etwa auf vier Wochen. Wichtig ist aus Sicht des Arbeitgebers auch, dass die am Ort der Workation geltenden Feiertage zwingend einzuhalten sind. Dies werden in der Regel nicht dieselben Feiertage sein wie in der Schweiz. Es ist also ein bunter Strauss an Prozessschritten und Massnahmen zu beachten, bevor der erste Mitarbeitende auf Workation geschickt werden sollte.