Der praxisorientierte Leitfaden für erfolgreiche Mitarbeitendenbefragungen

Was sind Mitarbeitendenfragungen und wann ist es sinnvoll, Mitarbeitendenbefragungen durchzuführen? Diesen Fragen widmen wir uns in diesem Blogbeitrag.

Mitarbeiterbefragungen – auch Mitarbeitendenumfragen genannt – sind ein wirksames Instrument, um das Wohlbefinden, die Arbeitsmotivation und das Engagement der Mitarbeitenden in einem Unternehmen zu analysieren und zu verbessern. Sie dienen dazu, die Meinung und Erlebniswelt der Mitarbeitenden durch einen meist quantitativen Fragebogen abzuholen und die Arbeitsprozesse und das Arbeitsumfeld basierend auf diesen Daten zu verbessern. Mitarbeiterumfragen sollten als Ausgangspunkt verstanden werden, um einen offenen Dialog und einen kontinuierlichen Lern- und Veränderungsprozess in Ihrem Unternehmen anzustossen.

In diesem praxisorientierten Leitfaden wollen wir die wesentlichen Schritte einer wirksamen, effektiven und erfolgreichen Mitarbeiterbefragung aufzeigen. Zudem widmen wir uns der Frage, wie Unternehmen den Erfolg der Befragung messen können.

Was sind Mitarbeitendenbefragungen?

Mitarbeitendenbefragungen sind strukturierte Erhebungen für die Zielgruppe «Mitarbeitende». Sie  bieten diesen die Möglichkeit, neutral und anonym ihre Meinungen, Bedürfnisse und Wünsche zu verschiedenen Aspekten des Unternehmens zu äussern. Mitarbeitendenbefragungen sind eine belastbare Datenquelle, die es Firmen und Führungskräften ermöglicht, den Mitarbeitenden «zuzuhören» und ihr Feedback abzuholen. Wichtige Themen betreffen unter anderem die Arbeitsbedingungen, den Führungsstil, Weiterbildungsmöglichkeiten, die Arbeitsmotivation und die Wahrnehmung von beruflichen Entwicklungsperspektiven.

Wann sollte keine Mitarbeitendenbefragungen durchgeführt werden?

Mitarbeitendenbefragungen sollten keinem unternehmenspolitischen Selbstzweck dienen. Firmen sollten Befragungen nicht ausschliesslich dazu nutzen, sich strategisch als attraktiven Arbeitgeber gegen innen und aussen zu positionieren. Befragungen sind kein Kennzahleninstrument, sondern ein Dialoginstrument, durch welches Unternehmen an der Erlebniswelt ihrer Mitarbeitenden teilhaben können.

Welche Ziele sollten Mitarbeitendenbefragungen tatsächlich verfolgen?

Mitarbeitendenumfragen verfolgen das Ziel, Veränderungen im Unternehmen zu begleiten, die getroffenen Massnahmen aus Mitarbeitendenperspektive zu evaluieren und Verbesserungen herbeizuführen.

Mitarbeitendenbefragungen dienen dazu, die Mitarbeitendenzufriedenheit und -motivation zu erhöhen. Sie verbessern die Arbeitsbedingungen und den Kommunikationsfluss, unterstützen das Change-Management und stärken das Engagement der Mitarbeitenden. Unternehmen müssen konkrete Massnahmen daraus ableiten können, um die Identifikation der Mitarbeitenden mit dem Unternehmen zu stärken und die Unternehmenskultur positiv zu beeinflussen.

Generell können Mitarbeitendenbefragungen mehrere Ziele verfolgen:

• Das Nachdenken und die Reflektion der Mitarbeitenden zu fördern und darauf aufbauend den Dialog zwischen den Mitarbeitendenn anzuregen.
• Die Ideen der Mitarbeitenden abzuholen.
• Kennzahlen zu generieren, um beispielsweise die Wirksamkeit oder Wahrnehmungen von Veränderungen im Unternehmen zu überprüfen.

Welche Schritte sind für Mitarbeitendenbefragungen notwendig?

1. Planung und Zieldefinition

• Ausrichtung: Eine Befragung braucht eine klare Ausrichtung. Definieren Sie klare Ziele für Ihre Befragung.
• Fragestellungen: Wählen Sie geeignete Fragestellungen aus und legen Sie den Umfang der Befragung fest. Mehr Fragen führen nicht automatisch zu einer höheren Datenqualität oder Informationstiefe. Bei zu wenig Fragen bleibt jedoch oftmals Interpretationsspielraum. Eine gute Referenz ist ein Fragebogen mit ca. 80 Fragen.
• Fragebogenlänge: Circa 15 Minuten sollte die maximale Zeit Ausfüllzeit für den Fragebogen sein. Dadurch wird eine höhere Datenqualität sichergestellt und die sogenannte Survey Fatigue
• Häufigkeit: Befragen Sie Ihre Mitarbeitenden zielgerichtet und in einem regelmässigen Rhythmus. Alle 2 Jahre wäre ideal.

2. Kommunikation gegenüber Mitarbeitenden

Prüfen Sie Ihre Mitarbeitendenbefragungen auch auf der kommunikativen Ebene:

• Gehen Sie in Ihrer Kommunikation auf die Erlebniswelt der Mitarbeitenden ein und wählen sie eine menschenzentrierte Storyline. Befragungen sollten Reflektionsmöglichkeiten für Teams darstellen, um an den echten Problemen der Organisation mitzuwirken.
• Mitarbeitendenbefragungen sollten nicht Top-Down kommuniziert werden.
• Kommunizieren Sie den Befragungszeitraum und motivieren Sie die Mitarbeitenden zur Teilnahme.

3. Design eines Fragebogens für Mitarbeitendenbefragung

Vermeiden Sie Stolpersteine beim Design Ihres Fragebogens, indem Sie sich die folgenden Fragen stellen:

• Transportiert Ihr Fragebogen ein altmodisches Menschenbild? Lob vom Vorgesetzten impliziert beispielsweise einen Top-Down-Ansatz.
• Vermeiden Sie Übertreibungen aus dem Englischen, wie beispielsweise «Ich möchte für mein Unternehmen die Extrameile gehen».
• Vermeiden Sie sprachliche Unklarheiten wie Wortspiele oder doppelte Verneinungen.

4. Durchführung der Mitarbeitendenbefragung

Wählen Sie eine geeignete Befragungsmethode (z.B. Online-Fragebogen) und stellen Sie sicher, dass die Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, anonym zu antworten. Um die Anonymität der Mitarbeitenden zu schützen und die Datenqualität zu steigern, ist es ratsam, mit einem professionellen Partner wie ValueQuest zusammenzuarbeiten.

5. Auswertung Ihrer Mitarbeitendenbefragung

Analysieren Sie die Ergebnisse sorgfältig und gewinnen Sie wichtige Erkenntnisse. Identifizieren Sie Stärken, Schwächen und Verbesserungspotenziale, differenziert nach Unternehmenseinheiten oder Funktion.

6. Massnahmenableitung

Leiten Sie konkrete Massnahmen aus den Ergebnissen ab und entwickeln Sie einen Umsetzungsplan zur Verbesserung der identifizierten Problem- und Handlungsfelder. Die Ergebnisse sollten möglichst rasch nach der Auswertung aufgearbeitet und in konkrete Handlungsmassnahmen übersetzt werden.

6. Kommunikation und Umsetzung nach der Mitarbeitendenbefragung

Teilen Sie die Ergebnisse mit den Mitarbeitenden, erläutern Sie den Umsetzungsplan und setzen Sie die Massnahmen um. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeitenden über den Fortschritt der Massnahmen informiert werden oder – noch besser – aktiv an der Umsetzung teilhaben können. Die proaktive Kommunikation und die Partizipation an den Massnahmen steigern die Akzeptanz für Veränderung.

Wann sollte eine Mitarbeitendenbefragung durch einen professionellen Full-Service-Provider durchgeführt werden?

In puncto Anbietern von Mitarbeitendenbefragungen unterscheidet man generell zwischen Full-Service-Providern und Technologie-Anbietern.

Full-Service-Provider von Mitarbeitendenbefragungen

Full-Service-Provider wie ValueQuest bieten umfassende und ganzheitliche Lösungen an. Erfahrene Projektleiter:innen übernehmen den gesamten Prozess von der Planung und Konzeption bis zur Durchführung und Auswertung der Befragung. Gemeinsam mit den Kund:innen werden massgeschneiderte Fragebögen erarbeitet. Eine sichere, technische Infrastruktur zur Datenerhebung und -analyse sowie zur Bereitstellung der Ergebnisberichte gehören ebenfalls zu Full-Service-Angeboten. Professionelle Full-Service-Provider bieten zusätzliche Leistungen wie Benchmarks und Massnahmenworkshops zur Verbesserung der Mitarbeitendenmotivation und Mitarbeitendenzufriedenheit an.

Die Zusammenarbeit mit einem professionellen Dienstleister für Mitarbeitendenbefragungen ist in mehrfacher Hinsicht vorteilhaft:

• Externe Experten wie ValueQuest verfügen über Erfahrung und Fachwissen, um eine umfassende und aussagekräftige Mitarbeitendenbefragung durchzuführen. ValueQuest z.B. führt seit mehr als 20 Jahren Mitarbeitendenbefragungen durch.
• Die Erwartungen der Kunden werden abgeholt und in einen massgeschneiderten Fragebogen übersetzt.
• Externe Experten stellen die richtigen Fragen. Durch einen professionellen Partner bei Mitarbeitendenbefragungen erhalten Sie eine kompetente Aussenansicht.
• Externe Experten führen Ihre Mitarbeitendenbefragung mit Objektivität, Anonymität und Vertraulichkeit durch. Dies fördert die Offenheit und das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden.

Technologie- und Plattformanbieter für Mitarbeitendenbefragungen

Technologie- und Plattformanbieter wie beispielsweise Netigate, stellen technische Lösungen für Mitarbeitendenbefragungen zur Verfügung. Sie bieten Softwareplattformen oder -tools an, die es Unternehmen ermöglichen, ihre eigenen Mitarbeitendenbefragungen durchzuführen. Technologieanbieter setzen die Vorarbeit und Eigenständigkeit der Kund:innen voraus: diese müssen die Fragen für den Fragebogen selbst auswählen, die Teilnehmeradressen verwalten und die Daten erheben und analysieren. Dieses Verfahren erfordert eine hohe Expertise und Know-how auf Kundenseite, da die Kund:innen selbst für die inhaltliche Gestaltung und Auswertung der Befragung verantwortlich sind. Verfügt ein/e Kund:in über wenig Expertise bei der Datenerhebung und -analyse, so kann die Zusammenarbeit mit einem Technologieanbieter zu fehlerhaften oder verzerrten Antworten führen.

Gegenüberstellung zwischen Full-Service-Providern und Technologie-Anbietern bei Mitarbeitendenbefragungen

Während Full-Service-Provider wie ValueQuest den vollständigen Prozess der Mitarbeitendenbefragung abdecken und den Kund:innen massgeschneiderte Lösungen gewährleisten, stellen Technologieanbieter Softwareplattformen zur Verfügung, auf denen Unternehmen ihre Umfrage eigenverantwortlich durchführen können.

Die Entscheidung hängt von den spezifischen Anforderungen sowie finanziellen und zeitlichen Ressourcen des Unternehmens ab. Generell gilt: Weniger ist mehr. Führen Sie lieber alle zwei Jahre eine kompetent aufgegleiste und statistisch robuste Mitarbeitendenumfrage durch als ständige Ad-Hoc-Befragungen mittels einer technologischen Plattform, die Ihre Mitarbeitenden womöglich ermüden.

Mitarbeitendenbefragungen sind ein Mittel zum Zweck und liefern selten sofortige Lösungen. Sie sind jedoch ein hilfreiches Tool, um Probleme und Handlungsfelder im Unternehmen zu identifizieren und priorisieren. Damit Sie konkrete Ergebnisse erhalten, lohnt es sich, einen externen, kompetenten Experten zur Erarbeitung und Auswertung der Befragung heranzuziehen.

Woran messen Unternehmen, ob die Mitarbeitendenbefragung erfolgreich war?

Der Erfolg einer Mitarbeitendenbefragung misst sich an der Ehrlichkeit der Antworten und Datenqualität.  Eine Mitarbeitendenbefragung ist nicht zwangsläufig erfolgreich, wenn die Ergebnisse positiv sind, sondern dann, wenn eindeutiges Verbesserungspotential und Handlungsfelder identifizieren werden können. Auch Diskrepanzen zwischen den Unternehmenseinheiten können auf Problemfelder und Verbesserungspotentiale hinweisen.

Der Erfolg einer Mitarbeitendenbefragung kann anhand verschiedener Kriterien beurteilt werden:

• Beteiligungsquote: Eine hohe Beteiligungsquote, auch Rücklaufquote genannt, deutet auf ein hohes Interesse der Mitarbeitenden am Unternehmen hin und zeigt auf, dass die Mitarbeitenden bereit sind, ihre Meinung auszusprechen und an Veränderungsprozessen mitzuwirken.
• Positives Feedback der Mitarbeitenden: Positive Rückmeldungen und konstruktives Feedback bezüglich der Befragung deuten auf eine erfolgreiche Befragung hin.
• Auch ein verändertes Mitarbeitendenverhalten wie beispielsweise ein gesteigertes Engagement ist ein Zeichen für den Erfolg Ihrer Mitarbeitendenbefragung. Die Mitarbeitenden fühlen sich ernst genommen und haben das Gefühl, positive Veränderungen im Unternehmen bewirken zu können.

Fazit: Mitarbeitendenbefragungen sind Dialoginstrumente

Mitarbeitendenbefragungen sollten keinem politischen Selbstzweck folgen oder ein Inszenierungsinstrument für White Washing darstellen, um sich nach aussen und innen hin als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Vielmehr sind sie ein wirkungsvolles Instrument, um Schwachstellen in der Unternehmenskultur zu identifizieren und Verbesserungspotentiale für den Arbeitsalltag zu erkennen. Durch einen professionellen, erfahrenen und kompetenten Experten an Ihrer Seite können Sie Stolpersteine vermeiden und aussagekräftige Ergebnisse erzielen.

Es ist entscheidend, nach der Mitarbeitendenbefragung mit den Ergebnissen zu arbeiten und Handlungsfelder zu priorisieren, um so den langfristigen Erfolg der Mitarbeitendenbefragung zu gewährleisten und eine positive Veränderung in der Unternehmenskultur und im Führungsstil herbeizuführen.