Agile Organisation – so gelingt der Wandel

Einem dynamischen und sich immer wieder verändernden Marktumfeld zu begegnen, stellt für Unternehmen eine große Herausforderung dar. In diesem Zusammenhang liest man häufig von der Forderung nach einer agilen Organisation, die sich schnell an neue Bedingungen anpassen kann. Stellt sich die Frage, was ist eine agile Organisation, warum stellt sie einen Erfolgsfaktor dar und wie kann der Wandel zu einer agilen Organisation gelingen.

Agile Organisation – Definition

Um den Begriff agile Organisation einzuordnen, ist es wichtig, die allgemeine Bedeutung von Agilität zu verstehen. Agilität ist ein Prinzip, welches aus der Softwareentwicklung stammt. Agilität beschreibt die Fähigkeit, schnell und flexibel auf sich verändernde Bedingungen zu reagieren. Bezieht man diese Fähigkeit nun auf eine Organisation, dann zeichnet sich diese dadurch aus, schnell auf Veränderungen im Markt zu reagieren.

Diese Faktoren zeichnen eine agile Organisation aus

Damit das gelingt, setzen agile Organisationen auf Selbstorganisation, Flexibilität und Kundenorientierung. Starre Hierarchien und strikt definierte Prozesse werden aufgebrochen und durch flache Strukturen mit iterativen Arbeitsweisen ersetzt. Vor allem die Eigenverantwortlichkeit von Einzelpersonen und Teams rückt in den Fokus. Im Folgenden gehen wir näher auf die Bedeutung der einzelnen Faktoren ein.

Das agile Mindset

Alles beginnt mit der inneren Einstellung. In agilen Organisationen teilen alle Teammitglieder ein einheitliches Verständnis von der Vision eines Unternehmens. Das richtige Mindset ist entscheidend, um Eigenverantwortlichkeit zu ermöglichen. Wenn jeder den eigenen Sinn im Unternehmen versteht, kann er an der Zielerreichung eines Unternehmens mitarbeiten.

Interdisziplinäre Teams

Einem Team gehören Teammitglieder aus unterschiedlichen Bereichen an. So wird sichergestellt, dass Prozesse ganzheitlich von einem Team bearbeitet werden können. Die Teammitglieder arbeiten eng zusammen, um so schnell und effizient Lösungen für die Kund:innen zu entwickeln.

Aufbrechen starrer Hierarchien

Flache Strukturen und somit das Auflösen von strikten Hierarchien ist ein wesentlicher Faktor auf dem Weg zu einer agilen Organisation. Lange Entscheidungswege durch strikt definierte Kompetenzen hemmen die Entwicklung eines Unternehmens. Gleiches gilt für starre Berichtslinien.

Die Vorteile einer agilen Organisation

Die agile Organisationsform hat bereichsübergreifende Vorteile. Diese bieten umfangreiche Chancen und Möglichkeiten für Organisationen.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Die vergangenen Jahre haben gezeigt, dass Organisationen immer wieder mit neuen Umständen konfrontiert werden. Gegenwärtige und vergangene Krisen haben einen umfangreichen Einfluss auf die Art und Weise, wie wir leben und arbeiten. Unternehmen, die in der Lage sind, sich schnell an neue Gegebenheiten anzupassen, haben in einem dynamischen Umfeld grössere Erfolgschancen.

Effizienz und Produktivität

Flache Strukturen und eine hohe Eigenverantwortung eliminieren lange Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse. Eine agile Organisation ist effizienter und produktiver, da weniger Zeit für interne Abstimmungen in Anspruch genommen wird. Diese neu gewonnenen Freiräume können genutzt werden, um die Kundenzentrierung zu optimieren oder auch an der individuellen Weiterentwicklung zu arbeiten. Agile Organisationen zeichnen sich zum Beispiel dadurch aus, dass Mitarbeitende nicht von einem Meeting zum anderen hetzen, sondern längere Arbeitsphasen ungestört durchführen können.

Minimierung von Risiken

Agile Organisationen setzen eine Arbeitsweise voraus, die es ermöglicht, Neuerungen im kleinen Umfeld zu testen. Häufig arbeitet man an dieser Stelle mit Prototypen und holt sich bereits früh Feedback von Mitarbeitenden, Nutzer:innen und anderen Marktteilnehmer:innen. Diese Arbeitsweise führt dazu, dass bereits vor der Verursachung großer Kosten umfangreiche Informationen vorliegen.

Eine bessere Zusammenarbeit

In agilen Organisationen profitieren alle Teammitglieder von einer Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Feedback wird in flachen Strukturen viel ehrlicher gegeben. Das führt letztendlich auch dazu, dass eine angenehme Unternehmenskultur entsteht.

Kundenzentrierung

Auch die Kund:innen profitieren von einer agilen Organisationsstruktur. Agile Teams sind daran gewöhnt, Kundinnen und Kunden in den Mittelpunkt zu stellen. Im Rahmen ihrer Handlungen fragen sie sich immer wieder, was Kund:innen von einer bestimmten Massnahme haben. Diese Denkweise führt dazu, dass agile Organisationen häufig eine höhere Kundenzufriedenheit erreichen und ihren Fokus auf relevante Teile der Wertschöpfung legen.

In 4 Schritten zu mehr Agilität

Die Möglichkeiten und Chancen von agilen Organisationsstrukturen sind eindeutig. Dennoch ergibt sich für viele Unternehmen eine große Herausforderung beim Wandel zu einer agilen Organisation.

Schritt 1: Ausgangssituation analysieren

Im ersten Schritt sollte man die Ausgangssituation analysieren. Organisationen beziehungsweise deren Verantwortlichen müssen genau wissen, wie die aktuelle Situation im Unternehmen ist. Dabei helfen diese Fragen als Leitlinien:

• Welche Prozesse bestehen im Unternehmen?
• Welche Strukturen sind in der Organisation verankert?
• Welche Hierarchien gibt es?
• Welche Unternehmenskultur wird in der Organisation gelebt?

Dieser Schritt stellt die Grundlage für den Veränderungsprozess zu einer agilen Organisation dar. Entscheidern und Führungskräften sollte bereits hier bewusst werden, dass viele Strukturen im Wandel zu einer agilen Organisation aufgebrochen werden.

Schritt 2: Zielbild definieren

Zwar folgen agile Organisationen alle ähnlichen Faktoren, dennoch ist die Ausgestaltung und Anwendung dieser in den einzelnen Unternehmen durchaus unterschiedlich. Aus diesem Grund ist es wichtig, ein Zielbild abzuleiten. Auch hier können Fragen helfen:

• Was ist die Vision und worin sieht die Organisation ihren Zweck?
• Welche Teams sollen welche Aufgaben übernehmen?
• Wie stellen wir sicher, dass alle Teammitglieder eigenverantwortlich arbeiten können?
• Welche Rollen beziehungsweise welche Verantwortungsgebiete sollen sich verändern?

Die Beantwortung dieser Fragen ist gar nicht so einfach. Aus diesem Grund sollte man möglichst viele Perspektiven mit einbeziehen. Bei der Erarbeitung eines solchen Zielbildes können agile Methoden wie zum Beispiel das Durchführen von Workshops helfen.

Schritt 3: Maßnahmen ableiten und durchführen

Zwischen der aktuellen Situation und dem erarbeiteten Zielbild gibt es sicherlich noch eine Diskrepanz. Um diese Lücke zu füllen, müssen im dritten Schritt nun geeignete Massnahmen abgeleitet werden. Zu solchen Massnahmen gehören zum Beispiel:

• Einführung von agilen Methoden wie zum Beispiel Kanban: Auf einem Kanban Board werden Aufgaben strukturiert und nacheinander abgearbeitet. So entstehen Kontinuität und eine gesteigerte Transparenz.
• Kontinuierliches Lernen fördern: In einer agilen Organisation spielt das stetige Lernen von Teammitgliedern eine wichtige Rolle. Darüber hinaus stellt eine agile Organisation auch neue Anforderungen an Teammitglieder, so dass die Förderung neuer Kompetenzen notwendig wird.
• Die Entwicklung agiler Führungskräfte: Führungskräfte sind in agilen Organisationen nicht für Kontrolle zuständig. Vielmehr arbeiten sie daran, ihre Mitarbeitenden zu befähigen, Arbeiten eigenverantwortlich zu erledigen.

Schritt 4: Begleitendes Change Management

Der Wandel von einer klassischen zu einer agilen Organisation erfordert vor allem Mut und benötigt Zeit. Damit dieser Wandel zu keiner Überforderung führt, sollte er von einem gezielten und professionellen Change Management begleitet werden.

Fazit: Agile Organisationen sind produktiver

Je dynamischer das Marktumfeld, desto mehr Agilität ist von Unternehmen gefordert. Doch nicht nur der externe Druck führt dazu, dass immer mehr Organisationen auf Agilität setzen. Auch die steigende Produktivität führt zu einer zunehmenden Beliebtheit. Für Unternehmen ist es also sinnvoll, von agilen Methoden Gebrauch zu machen und sich so Wettbewerbsvorteile aufzubauen.

Die Motivation, Leistungsbereitschaft und Loyalität der Führungskräfte und Mitarbeitenden entscheiden wesentlich darüber, ob der Weg hin zu einer agilen Organisation erfolgreich bewältigt werden kann. Erfolgreiche Organisationen setzen Mitarbeitendenbefragungen  und das 360 Führungsfeedback konsequent als Dialoginstrument ein, was sich positiv auf das Engagement und den Unternehmenserfolg auswirkt. Gerne beraten wir Sie auch persönlich unter 044 786 32 52.