Wir freuen uns, dass Frau Lina Bitzer, Geschäftsführerin und HR-Managerin der NewPlacement Academy GmbH, uns Rede und Antwort steht, was ihre Erfahrungen mit unseren Mitarbeitendenbefragungen angeht.
Warum haben Sie sich ursprünglich entschieden, eine Mitarbeitendenbefragung durchzuführen?
- Wir haben uns vor 4,5 Jahren entschieden, eine Mitarbeitendenbefragung durchzuführen, weil wir in einem starken Umbruch waren und aufgrund mehrerer Faktoren das Arbeitsklima nicht so toll war. Wir wollten wissen, was los ist und wo wir ansetzen können, um die Herausforderungen in den Griff zu kriegen.
Wann war das?
- Im späten Frühling/Anfang Sommer 2018 haben wir uns entschieden und haben dann im Herbst 2018 die erste Mitarbeitendenbefragung durchgeführt.
Was waren Ihre Erfahrungen anlässlich der ersten Mitarbeitendenbefragung?
- Wir von der GL waren einstimmig dafür und konnten auch bei den Mitarbeitenden eine grosse Akzeptanz und Bereitschaft erleben. Im Gegenteil, die Mitarbeitenden haben es sehr geschätzt und sich ernst genommen gefühlt. Sie haben uns auch tatsächlich ein ehrliches Feedback gegeben und wir wussten danach, dass noch viel Arbeit vor uns liegt. Die wichtigsten Learnings daraus waren, dass wir das ruhig früher hätten machen dürfen. Wir haben sehr genaue Hinweise auf unsere «Baustellen» erhalten und konnten sehr situativ, d.h. standort- und teamspezifisch die Herausforderungen angehen und Optimierungen initiieren.
Wie ging der Prozess weiter und was hat ihn in Ihren Augen erfolgreich gemacht?
- Da gab es ganz viele Veränderungen, geplante wie auch ungeplante. Einerseits hatten wir einige Personalwechsel bei Kaderpersonen und wir haben eine neue, agile Organisationsstruktur eingeführt mit mehr Eigenverantwortung im Team. Auch haben wir die Verantwortlichkeiten und Pflichten auf mehreren Schultern verteilt, was ebenfalls entlastend und befruchtend war. Zudem haben wir teilweise komplett neue Teams aufgebaut aufgrund von gewonnenen oder verlorenen Submissionen, wodurch ebenfalls eine neue Dynamik entstanden ist. Auch bei der Personaleinsatzplanung haben wir die Wünsche unserer Mitarbeitenden wesentlich besser berücksichtigen können, wodurch sich die Work-Life-Balance verbessert hat. Auch die Stellvertretungen bei krankheitsbedingten Absenzen haben wir optimiert, so dass mehr Ruhe und Planungssicherheit bei den Mitarbeitenden entstanden ist. Und last but noch least, Corona hat uns unterstützt, Home Office einzuführen. Wir haben während der Pandemie sehr rasch auf Online Coaching und Online Kurse umgestellt. Dabei wurden unsere Mitarbeitenden intensiv geschult und wir haben alle Arbeitsplätze erhalten können. Nun haben wir in fast allen Programmen Blended Learning, so dass nun fast alle Mitarbeitenden ca. 50% im Home Office arbeiten können. Und dies ohne Qualitätsverlust und ohne emotionalen Abstand zum Team.
Sie haben 2022 die Befragung wiederholt und konnten die Mitarbeitendenmotivation und das Arbeitsklima deutlich verbessern. Wir durften Ihnen unseren Excellence@Work-Award verleihen und gratulieren nochmals ganz herzlich zu dieser Auszeichnung. Was waren rückblickend die wichtigsten Erfolgsfaktoren?
- Wie bereits oben gesagt, waren sehr viele Faktoren beteiligt. Sicherlich hat auch geholfen, dass wir während der Pandemie und der langen Zeit im Home Office einen sehr regen Austausch im Team hatten und wir von der GL sehr regelmässig und transparent kommuniziert haben, was gerade läuft und was ansteht. Das hat Sicherheit vermittelt und auch ein Gefühl von Zugehörigkeit. Unser Teamspirit ist sehr gross, was sich auch in der Mitarbeitendenbefragung gezeigt hat. Die sinnvolle Arbeit unter verbesserten Rahmenbedingungen, eine optimierte Kommunikation und eine klare Ausrichtung auch in Krisenzeiten haben sicherlich dazu beigetragen, Wertschätzung, Orientierung und Sicherheit zu vermitteln im Team. Auch unsere familiäre Atmosphäre und die gelebte Haltung einer lernenden Organisation werden sehr geschätzt. Wir sind aktuell im Zertifizierungsprozess für das MSBO (Management System für Bildungsorganisationen) DIN ISO-Norm 21001. Dieser intensive Prozess hat dazu geführt, dass wir alle Prozesse und Abläufe hinterfragen, optimieren und dokumentieren und insgesamt eine Professionalisierung im gesamten Unternehmen stattfindet.
Welche Instrumente und Tools sind hilfreich für Sie?
- Die sehr differenzierte Auswertung als Gesamtbild, aber auch auf die einzelnen Teams und Rollen verteilt waren sehr hilfreich, um passgenaue und sehr individuelle Massnahmen mit den entsprechenden Beteiligten zu erarbeiten. Der Detaillierungsgrad der Aussagen, aber auch die Breite und die Tiefe der angesprochenen Themen sowie deren Antworten ist wirklich beeindruckend und sehr, sehr hilfreich. Wir haben von der ValueQuest pfannenfertige Präsentationen erhalten und konnten mit diesen verschiedenen Auswertungen und Präsentationen die Teams rasch informieren. Gleichzeitig werden die High- und Lowlights sehr anschaulich zusammengefasst und wir können so individuelle Massnahmen entwickeln. Zudem sind die Resultate im Vergleich zu 2018 alle elektronisch auf einem SharePoint abgelegt und wesentlich einfacher zum Anschauen, Verteilen und Besprechen. Es gibt neu sogar vorbereitete Dokumente, mit welchen man die passenden Massnahmen festhalten kann, was sehr praktisch ist.
Mit welchen Argumenten würden Sie anderen Unternehmen eine Mitarbeitendenbefragung empfehlen?
- Sicherlich muss ein Unternehmen den Bedarf für sich erkennen. Wenn jemand ein differenziertes und aktuelles Bild über die Befindlichkeit im eigenen Unternehmen möchte, dann lohnt sich eine solche Mitarbeitendenbefragung mit ValueQuest auf jeden Fall. Manchmal hat man als GL so ein «Gefühl», welches sich aber nicht belegen lässt. Mit einer Mitarbeitendenbefragung hat man klare, sehr differenzierte und aktuelle Antworten auf wichtige Fragen wie Mitarbeitendenzufriedenheit, Anzahl «BotschafterInnen» im Unternehmen oder einen Hinweis auf die mögliche Fluktuation. Das alles ist sehr hilfreich und interessant zu wissen.
Wie würden Sie die Zusammenarbeit mit ValueQuest beschreiben?
- Sehr professionell! Wir hatten das Glück, an beiden Mitarbeitendenbefragungen mit Frau Andrea Schön als Projektleiterin zu arbeiten, was wir nur empfehlen können. Frau Schön hat uns sehr professionell, ausgesprochen freundlich und zuverlässig während des gesamten Prozesses begleitet. Bei der ersten Befragung mussten wir auch die Fragen auswählen, hatten selber viele Fragen zum Ablauf und wurden in jeder Projektphase sehr gut beraten und unterstützt. Auch die vielen Vorlagen für die interne Kommunikation, die Deadlines und für die Mitarbeitenden-Struktur waren sehr nützlich. Frau Schön hat uns zuerst im Management die Resultate gezeigt und beim zweiten Mal mit dem Award sehr freudig überrascht! Im Rahmen des MSBO werden wir in drei Jahren erneut eine Mitarbeitendenbefragung mit ValueQuest durchführen, welches wir als sehr seriöses, professionelles Unternehmen vorbehaltslos weiterempfehlen.
Ganz herzlichen Dank für die interessanten Antworten. Wir freuen uns, Sie auch in Zukunft in diesem spannenden Prozess unterstützen zu dürfen.
