Mitarbeiterbefragung: Der richtige Fragebogen

Modell gestützter Fragebogen für Ihre Mitarbeiterbefragung

Bereits bei der Formulierung der Fragen ist es wichtig, die Auswertung und Umsetzung im Auge zu behalten. Dem Fragebogen  muss ein klares Wirkungs-Modell zu Grunde liegen, welches die Wurzeln in der Forschung hat (Commitment-/Motivationsforschung). Die Auswertung muss Zusammenhänge aufzeigen und Treiber ausweisen.

Bei ValueQuest unterscheiden wir aus diesem Grunde zwei Arten von Fragen:

1. Output-Fragen 

Diese Fragen fliessen in den zentralen Indikator der «Motivation» ein (auch Engagement genannt) und geben Auskunft darüber, wie sich der/die Mitarbeitende fühlt. Sie beginnen meistens mit «Ich…» und drücken ein Gefühl / Empfinden des Mitarbeitenden aus.
Beispielfragen: Ich habe volles Vertrauen in mein Unternehmen, ich bin bereit, mich voll für mein Unternehmen einzusetzen, ich bin stolz hier zu arbeiten…

Es muss das Ziel der Organisation sein, einen möglichst hohen Motivations-Wert zu erzielen (Maximierung). Eine hohe Motivation ist gemäss Forschung die Voraussetzung dafür, dass die Mitarbeitenden leistungsbereit, veränderungsbereit, kundenorientiert etc. sind. Motivation kann jedoch nicht direkt beeinflusst werden. Darum ist ein weiterer Kreis von Fragen wichtig:

2. Input-Fragen oder «Hebel des Managements»

Diese Fragen sind Gestaltungselemente der Führung und betreffen jene Dinge, die eine Organisation / die Führungskräfte auf verschiedenen Stufen direkt beeinflussen können, z.B. Feedbackkultur, Infrastruktur, Lohn, Führung, Strategie etc.
Beispielfragen: Ich erhalte Feedback, das mich weiterbringt, die Zusammenarbeit über die Bereiche funktioniert gut, mein/e Vorgesetzte/r delegiert im richtigen Mass…

Im Rahmen der Analyse wird ermittelt, welche dieser Faktoren den stärksten Einfluss auf die Motivation der Mitarbeiter haben und wo Verbesserungen idealerweise ansetzen sollten.

Die richtige Länge eines Fragebogens für Mitarbeiterbefragungen

Hier müssen die folgenden Spannungsfelder gegeneinander abgewogen werden:

• Anzahl Fragen
  Der Fragebogen sollte grundsätzlich kurz gehalten sein. Es hat sich jedoch gezeigt, dass eine Dauer bis zu einer Antwortzeit von 20 Minuten keinen Einfluss auf die Beteiligungs- oder Abbruchquote hat.
  
  
• Breite der Themen
  Alle für die Mitarbeitenden relevanten Bereiche des täglichen Arbeitslebens sollten abdeckt sein. Nur so ergibt sich ein klares Bild, was die Mitarbeitermotivation genau treibt.
  
  Wir werden z.B. immer wieder gefragt, ob man die Frage nach dem Lohn stellen soll, da der Handlungsspielraum bei diesem Punkt in der Regel gering ist. Unsere Empfehlung lautet klar JA! Wenn in einer Befragung Bereiche fehlen, haben die Mitarbeitenden kein Ventil, ihre (Un)zufriedenheit zu diesem Thema zu äussern. Dies färbt auf ihre Antworten in anderen Bereichen ab und verwässert dementsprechend die Ergebnisse.
  
  
• Differenzierung
  Die Themen müssen genau eingegrenzt werden, um die einzelnen Aspekte detailliert zu verstehen – allenfalls differenziert für verschiedene Ebenen der Organisation.

Diese verschiedenen Ansprüche verursachen einen Zielkonflikt. Aus Erfahrung können wir sagen, dass man vor allem bei einer ersten Befragung mehr in die Breite gehen und auf Vollständigkeit achten sollte. Ein guter Fragebogen beinhaltet 50-100 skalierte, einfache Fragen. Die Ausfüllzeit sollte ca. 15-20 Minuten betragen.

Ein zu kurzer Fragebogen vermittelt zwar ein Stimmungsbild zur Mitarbeiterzufriedenheit, zeigt jedoch zu wenig konkrete Ansatzpunkte für die Interpretation und Umsetzung auf.

Ausgewogener Fragebogen bei Mitarbeiterbefragungen

Ein guter Fragebogen für Mitarbeiterbefragungen muss ausgeglichen sein. Unsere Erfahrung zeigt, dass Organisationen tendenziell viele Fragen zu Themen stellen, bei denen sie sowieso schon stark sind und andere Themen dafür total ausblenden. Dies ist in Ordnung, wenn es bewusst so geplant ist, sehr oft geschieht es aber unbewusst. Mit dem ProMotion^© Check von ValueQuest kann getestet werden, wie vollständig und ausgewogen der Fragebogen ist.

Auf das Unternehmen abgestimmter Fragebogen

Ein massgeschneiderter Fragebogen für Mitarbeiterbefragungen deckt die Besonderheiten der jeweiligen Organisation ab. Mitarbeitende schätzen es, wenn der Fragebogen die Spezifika des Unternehmens abbildet und nicht einfach als Standard-Fragebogen daherkommt. Das wirkt motivierend und steigert das Engagement, was sich wiederum auf die Qualität der Antworten auswirkt.

Eine einfache Sprache

Die Sprache sollte einfach gehalten und unabhängig vom Bildungsgrad gut verstanden werden:

• Kurze und prägnante Aussagen in der aktiven Form
• Projektive Fragen stellen (siehe auch im Abschnitt «Persönliche Fragen stellen»)
• Keine Negativformulierungen
• Keine Schachtelsätze
• Keine Klammern
• Kein Fach-Jargon (unnötige Fachbegriffe)

Je kürzer die Verarbeitungszeit für eine Aussage ist, desto besser sind die Antworten. Kurze Aussagen werden richtig gelesen und nicht nur überflogen.

Inhalt der Fragen

Eine sinnvolle Fragestellung

• Die Fragen sollten sich auf Dinge beziehen, die der/die (typische) Mitarbeiter/in im Arbeitsalltag beobachten und konkret beurteilen kann
• Die Fragen dürfen nicht überladen sein (Negativ-Beispiel: Mein Vorgesetzter vereinbart regelmässig Ziele mit mir und kontrolliert diese)
• «Umgekehrte Fragen» d.h. Fragen, bei denen eine Ablehnung das positive Ergebnis darstellt, sollten vermieden werden. Diese bereiten sowohl bei der Auswertung als auch Interpretation der Ergebnisse Schwierigkeiten

Persönliche Fragen stellen

• Fragen stellen, die den/die Mitarbeiter/in persönlich betreffen
• Angaben zu den Empfindungen / Gefühlen
• Aussagen, denen man zustimmen oder die man ablehnen kann
• Bei sozialen Wünschbarkeiten (Negativ-Beispiel: Ich bin bereit für Veränderungen und Neuerungen) wird niemand mit nein antworten. Deshalb besser projektive Fragen stellen: Bei uns in der Abteilung sind die Mitarbeitenden offen für Veränderungen und Neuerungen

Den Zeitrahmen beachten

Die Fragen müssen sich auf einen konkreten Zeitraum beziehen.

Offene Fragen in den Fragebogen einbauen

Offene Fragen sind eine gute Ergänzung und bieten ein Ventil. Sie sollten jedoch gezielt eingesetzt werden. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass die Antwortbereitschaft nach 3 offenen Fragen stark abnimmt und man nur noch einsilbig antwortet.

Die richtige Skala für den Fragebogen

Welche Skala ist bei einem Fragebogen für Mitarbeiterbefragungen sinnvoll?

In unserem Kulturkreis hat sich die 6er Skala bewährt. Es ist dabei wichtig, dass positiv immer auf derselben Seite (links / rechts) ist. In der Schweiz z.B. ist positiv immer rechts, in Deutschland immer links.

Die Überschriften der Skala müssen mit der Frage übereinstimmen. Das heisst, Skalen müssen die Antwort auf die Frage sein. Es reicht, die Skalenenden zu beschriften (und keine textlichen Pseudo-Abstufungen (z.B «eher etwas unzufrieden»). Man muss dazu wissen, dass Mitarbeitende Skalen nicht linear verwenden. Wir sind alle von unserem Schulsystem (und der Schweizer Höflichkeit) geprägt. Eine 4 auf der 6er-Skala ist gerade noch so akzeptabel, alles darunter ist ungenügend. Lesen Sie hier mehr darüber, was eine gute Skala für eine Mitarbeiterbefragung ausmacht.

Gleichbleibende Skalen innerhalb des Fragebogens

Skalen sollten innerhalb des Fragebogens nicht gewechselt werden. Was nach Abwechslung aussieht, verwirrt und erschwert sowohl die Beantwortung als auch die Interpretation. Sinnvoll sind 1 oder 2 Fragen am Schluss mit einer anderen Skala.

Einfaches Handling

Wichtig ist eine gute Benutzeroberfläche sowohl am PC als auch auf dem Smartphone. Die Frageblöcke dürfen nicht überlang sein, kleinere Blöcke wirken übersichtlicher. Auf keinen Fall die Fortschrittsanzeige vergessen, damit die Befragten sich orientieren können.